Министерство формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, разрабатывает и утверждает по согласованию с экспертно-проверочной комиссией Министерства искусства и культурной политики Ульяновской области (далее - ЭПК) перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, с указанием сроков их хранения.
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. Формирование документального фонда Министерства осуществляется канцелярией путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
9.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
9.1.3. По срокам хранения все дела можно разделить на следующие группы:
1) дела постоянного хранения;
2) дела временного хранения:
а) со сроком хранения свыше 10 лет (далее - дела долговременного хранения);
б) со сроком хранения до 10 лет включительно (далее - дела кратковременного хранения);
3) дела по личному составу (распоряжения о приеме, увольнении, перемещении; лицевые счета по заработной плате; личные дела уволенных).
9.1.4. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного хранения, долговременного хранения и дел по личному составу, а также для учета дел кратковременного хранения.
9.1.5. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Ульяновской области, Постановлением Правительства Ульяновской области от 16.11.2018 N 25/557-П "О Министерстве строительства и архитектуры Ульяновской области", положениями о подразделениях, штатным расписанием (структурой) Министерства, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков хранения, типовыми (примерными) номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы.
9.1.6. В Министерстве составляются номенклатуры дел подразделений (приложение N 27 к Инструкции) и сводная номенклатура дел Министерства (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 28 к Инструкции).
Номенклатура дел подразделения на следующий календарный год разрабатывается до 1 ноября текущего года ответственным исполнителем, подписывается руководителем подразделения и представляется сотруднику ответственному за делопроизводство для составления сводной номенклатуры дел.
Ответственность за составление номенклатуры дел в подразделениях возлагается на их руководителей.
Вновь образованное подразделение обязано в течение 3-месячный срок разработать номенклатуру дел и представить на согласование в постоянно действующую экспертную комиссию Министерства (далее - ЭК).
9.1.7. Сводная номенклатура дел составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел подразделений, согласовывается с ЭК, представляется ЭПК на согласование и утверждается Министром.
9.1.8. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
9.1.9. Новая номенклатура дел утверждается Министром и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
В случае изменения функций и (или) структуры Министерства составляется новая сводная номенклатура дел.
Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в пять лет.
9.1.10. Сводная номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый экземпляр, утвержденный Министром, является документом постоянного срока хранения, второй экземпляр используется в архиве, третий передается в областное государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Ульяновской области".
Рабочие экземпляры сводной номенклатуры дел могут вестись в электронном виде.
9.1.11. В сводной номенклатуре дел разделы расположены в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Министерства. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений.
9.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделений.
Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 "Индекс дела" проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ульяновской области цифрового обозначения Министерства, установленного в Министерстве цифрового обозначения подразделения, утвержденного Министром, и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: