Согласно действующему законодательству архивное дело - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Обеспечивая вечное хранение и использование архивных документов, архивы выполняют социально важные функции по оказанию услуг, пополнению информационного ресурса государства и сохранению документальной памяти. Архивы служат не только живущим сегодня гражданам, но и будущим поколениям россиян. Поэтому наряду с задачей сохранения уже находящихся в них документов на традиционных носителях они должны быть готовы к приему и использованию приходящих им на смену новых носителей и форм документации. Государственные и муниципальные архивы области обслуживают различные слои населения области, а также граждан, проживающих в иных регионах Российской Федерации и за рубежом. За последние три года в архивы области за информацией обратился каждый седьмой житель области, свыше 100 тыс. смогли подтвердить свои права на пенсионное обеспечение, получение льгот, имущественные права.
Ресурсный потенциал архивной отрасли области складывался в течение длительного времени и к настоящему моменту состоит из следующих основных факторов:
глобальный информационный ресурс документов Архивного фонда области, включающий на 1 января 2013 года более 6.6 млн. единиц хранения, начиная с XVI века и до наших дней, что составляет примерно 1% от Архивного фонда Российской Федерации (609 млн. единиц хранения);
развитая сеть публичных архивов, содержащихся за счет бюджетных средств, включающая после оптимизации 33 архива, в том числе 4 государственных и 29 муниципальных;
наличие отраслевых планов развития начиная со стратегических документов и заканчивая основными направлениями развития на год и годовыми государственными заданиями;
опытные кадры;
планомерная информатизация;
система ежеквартального и ежегодного мониторинга архивной деятельности.
Значительную роль в развитии архивной отрасли области в последние годы играют программно-целевые методы решения проблем, накопившихся за десятилетия ограниченного финансирования. С 2009 года успешно реализовывалась ведомственная целевая программа, мероприятия которой направлены на улучшение условий хранения документов в государственных архивах и оснащение их современной техникой для изготовления электронного фонда пользования.
Информационные ресурсы вологодских архивов являются частью Единой Автоматизированной Информационной системы архивов России. В целях развития информационного общества в Вологодской области в соответствии с приоритетами и целями государственной программы Российской Федерации "Информационное общество (2011 - 2020 годы)", утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 года N 1815-р, Комитетом по делам архивов Вологодской области и архивами области реализовывались мероприятия по созданию информационно-поисковой системы документов Архивного фонда области, включающей сведения о составе и содержании документов, и электронного фонда пользования:
доля описаний дел, хранящихся в архивах области, включенных в электронные описи и электронные каталоги, составила 7% от общего числа дел, хранящихся в архивах области;
в электронную форму в государственных архивах переведено более 20.0 тыс. особо ценных и наиболее востребованных дел;
доля архивных фондов, информация о которых включена в отраслевую базу данных "Архивный фонд" в государственных архивах области, на протяжении последних лет поддерживается на уровне 100%;
в ведущих государственных архивах области созданы центры доступа к электронным ресурсам.
Вместе с тем факторами, сдерживающими модернизацию и инновационное развитие архивного дела в области, продолжают оставаться несовершенство нормативной базы деятельности архивов Российской Федерации и дефицит бюджетных средств. В связи с этим в области обеспечения сохранности, сфере совершенствования оказания услуг населению, в области формирования интегрированной архивной инфраструктуры остаются нерешенными следующие проблемы:
низкий уровень внедрения информационных технологий в деятельность отрасли;
финансовое обеспечение архивной отрасли области предусматривает в основном покрытие неотложных расходов по текущему содержанию зданий архивов и не позволяет в полной мере обеспечивать ее развитие;
недостаточная материально-техническая база архивов области, хронический недостаток площадей архивного хранения и рабочих помещений архивов области;
неурегулированность ряда вопросов правового характера на федеральном уровне;
низкая заработная плата работников архивных учреждений.
В современном мире информационные ресурсы являются важнейшими факторами, обеспечивающими экономический рост, социальную стабильность, духовное развитие, национальную безопасность и развитие институтов гражданского общества. Информационная емкость и историко-культурная ценность документального наследия Вологодской области и, как следствие, его востребованность обществом являются одной из предпосылок к успешному развитию архивной отрасли области в условиях ее стабильного финансирования.