1.1. Настоящий Порядок разработан в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Калмыкия от 29 июня 2010 года N 195-IV-З "О некоторых вопросах в области архивного дела в Республике Калмыкия", приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 г. N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации", приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и определяет организацию работы по ведению учета архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.
1.2. Постоянное хранение архивных документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, и иных архивных документов осуществляют государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки, организации Российской академии наук.
1.3. Временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, осуществляют организации, выступающие в качестве источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Калмыкия.
1.4. Организации, осуществляющие постоянное, временное хранение документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия:
ведут основные и вспомогательные учетные документы, руководствуясь требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и Основными правилами работы организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.;
на основании основных и вспомогательных учетных документов составляют документы государственного учета, включающие официальную информацию об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия.
1.5. Уполномоченный орган исполнительной власти Республики Калмыкия в области архивного дела (далее - уполномоченный орган) на основании официальной информации об объеме, составе и условиях хранения документов и архивных фондов, относящихся к собственности Республики Калмыкия, ведет и составляет сводные документы государственного учета.
1.6. Документы государственного учета и сводные документы государственного учета составляются на бумажных носителях и электронной формах (ПК "Архивный фонд", ПК "Фондовый каталог").
1.7. Сводные документы государственного учета предоставляются уполномоченным органом в Федеральное архивное агентство (далее -Росархив).