4.14.1. Работа с документами, в том числе обращениями граждан, в приемных заместителей руководителя Росреестра, структурных подразделениях организуется и проводится с учетом единых требований, установленных Инструкцией.
4.14.2. Организация работы по учету, прохождению и сохранности документов, оперативному контролю за исполнением документов и поручений, регистрации внутренних документов в приемных возлагается на гражданских служащих, ответственных за ведение делопроизводства в приемных заместителей руководителя Росреестра и структурных подразделениях, и включает:
прием документов (в том числе электронных копий документов), поступающих по СЭД Росреестра;
получение оригиналов документов на бумажном носителе, передачу документов на рассмотрение заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения и по его результатам (с соответствующими указаниями по исполнению) - исполнителю;
подготовку и оформление проектов указаний по исполнению документов (поручений) заместителя руководителя Росреестра, начальника структурного подразделения (пункты 3.4.15.3, 3.4.15.4);
учет и регистрацию исходящих документов в соответствующей базе СЭД Росреестра, проверку правильности оформления и передачу их в Административное управление;
учет и регистрацию внутренних документов в соответствующей базе СЭД Росреестра, проверку правильности оформления и передачу адресату;
оперативное внесение в электронные карточки документов информации о прохождении документов, находящихся на исполнении, ходе исполнения и окончательном выполнении поручений (документов);
справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовку для заместителей руководителя Росреестра, начальников соответствующих структурных подразделений сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
ведение, формирование, оформление, учет и хранение находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством дел, их подготовку и передачу на хранение в архив Росреестра;
составление номенклатуры дел структурного подразделения;
учет в соответствующих журналах документов и дел, а также съемных электронных носителей информации ограниченного распространения (приложения N 47*, 48*);
________________
* Приложение см. по ссылке. - Примечание изготовителя базы данных.
получение, учет, хранение, выдачу, списание и направление на уничтожение в установленном порядке бланков Росреестра, изготовленных типографским способом и имеющих номер.
4.14.3. Поступившие в приемную заместителя руководителя Росреестра, структурное подразделение документы докладываются заместителю руководителя Росреестра, начальнику структурного подразделения соответственно. Документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения, обрабатываются и докладываются незамедлительно.
4.14.4. Документы, рассматриваемые заместителями руководителя Росреестра, передаются с указаниями об исполнении в курируемые ими структурные подразделения.
Все последующие указания по исполнению не должны искажать содержание поручения вышестоящего должностного лица, они могут только уточняться и конкретизироваться.
4.14.5. Начальники структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день их поступления или на следующий рабочий день, контроль за качественным исполнением документов в установленные сроки и их сохранностью.
4.14.6. Текст указания по исполнению документа заместителя руководителя Росреестра, начальника структурного подразделения, а также последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся гражданскими служащими, ответственными за ведение делопроизводства в приемной заместителя руководителя Росреестра и соответствующем структурном подразделении, в электронную карточку документа в СЭД Росреестра.
4.14.7. После внесения указания по исполнению документа в электронную карточку в СЭД Росреестра документы направляются исполнителям (ответственным исполнителям и соисполнителям).
4.14.8. Документы, поступившие с пометкой "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" передаются исполнителям незамедлительно.
4.14.9. Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде указаний по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.
4.14.10. Ответственный исполнитель в соответствии с указанием по исполнению документа осуществляет:
сбор и обработку необходимой информации;
подготовку проекта документа с учетом предложений соисполнителей;
при необходимости направление в иные структурные подразделения, территориальные органы и подведомственные организации Росреестра запросов, которые являются обязательными для исполнения;
согласование с заинтересованными должностными лицами.