4.12.1. Отправка исходящих документов (служебных писем) осуществляется отделом исходящей корреспонденции и архива Административного управления.
4.12.2. Документы пересылаются (направляются адресатам) на бумажном носителе или в электронной форме.
В электронной форме документы направляются в виде электронного документа - файла документа, созданного в электронной форме, и электронной копии документа, полученного в результате сканирования документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронная копия документа должна содержать подпись должностного лица, регистрационные номер и дату. Электронная копия документа ЭП не подписывается.
4.12.3. На бумажных носителях (фельдъегерской, специальной связью) отправляются документы в Администрацию Президента Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, аппараты Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, полномочным представителям Президента Российской Федерации в федеральных округах, в федеральные органы исполнительной власти.
4.12.4. Документы в адрес Министерства экономического развития Российской Федерации отправляются ежедневно по реестру с нарочным.
4.12.5. В электронной форме с использованием СЭД Росреестра отправляются документы в территориальные органы Росреестра и подведомственные организации (в виде электронного документа), физическим и юридическим лицам в виде электронной копии документа (если адресат в качестве способа доставки указал электронную почту), в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации (участникам системы МЭДО).
4.12.6. Остальные документы отправляются почтовой связью. Обработка документов для отправки осуществляется отделом исходящей корреспонденции и архива в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
4.12.7. Порядок отправки исходящих документов с пометкой "ДСП" устанавливается соответствующим актом Росреестра.
4.12.8. Отправка электронных документов адресатам осуществляется только при наличии в СЭД Росреестра оформленной электронной карточки исходящего документа. Исполнитель несет персональную ответственность за идентичность электронного документа, вложенного в регистрационную карточку, подлиннику и заполнение листа рассылки в электронной карточке исходящего документа.
4.12.9. Отправка исходящих документов производится в день регистрации или на следующий рабочий день.
4.12.10. В исключительных случаях, при необходимости отправки срочных документов, их доставка может быть произведена нарочным от структурного подразделения - исполнителя документа (с уведомлением об этом гражданских служащих, производящих отправку исходящей корреспонденции в Административном управлении). При этом исполнитель на визовом экземпляре документа проставляет надпись "Оригинал получен на руки", указывает свою должность, фамилию и инициалы, расписывается и ставит дату.
4.12.11. Допускается передача документации на руки адресату структурным подразделением - исполнителем документа при предъявлении документа, удостоверяющего личность, или должностному лицу сторонней организации-адресата при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и доверенности на получение документации.
В этом случае на визовом экземпляре документа получатель документации делает запись о вручении документа, с подписью и указанием фамилии, имени, отчества и даты.
Должностное лицо сторонней организации-адресата также указывает свою должность.
4.12.12. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.
Телеграммы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции (пункты 3.5.9.1-3.5.9.6), регистрируются и отправляются незамедлительно в день подписания.
4.12.13. Указатель рассылки составляется исполнителем исходящего документа, подписывается начальником или заместителем начальника структурного подразделения- исполнителя и согласовывается с Административным управлением. Ответственность за правильность указания в сопроводительном письме или указателе рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса возлагается на исполнителя документа и гражданского служащего, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении-исполнителе.
4.12.14. Исходящая корреспонденция должна обрабатываться и отправляться адресатам в день подписания или на следующий рабочий день.