269. Служебные документы, дела, книги и журналы учета, издания, другая служебная литература, не имеющие научной, исторической ценности и утратившие практическое значение, а также с истекшими сроками хранения должны уничтожаться.
Отбор и уничтожение указанных документов производятся комиссией. Состав комиссии назначается приказом командира (начальника) воинской части из числа наиболее квалифицированных лиц, способных определить историческую, научную ценность и практическую надобность служебных документов, изданий, дел, книг и журналов учета. В состав комиссии включают не менее трех лиц, в том числе делопроизводителя.
Перед началом работы комиссии начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей проводится инструктаж членов комиссии.
270. При отборе служебных документов, дел, книг, журналов учета для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем документов со сроками их хранения*.
________________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 27 июля 1997 г. N 033.
Отбор и уничтожение архивных дел, книг и журналов учета с истекшими сроками хранения производятся в установленном порядке.
271. Признанные недействующими (утратившими силу) и не имеющие практического значения приказы и директивы вышестоящих командиров (начальников), дела, техническая документация, книги и журналы учета, служебные документы с пометкой "Для служебного пользования", несекретные МНИ с карточками их выдачи, рабочие тетради и другие материалы инвентарного учета уничтожаются по акту (приложение N 25 к настоящей Инструкции) комиссией, назначаемой в порядке, предусмотренном пунктом 269 настоящей Инструкции.
Акт составляется в одном экземпляре. Последний лист акта подписывается всеми членами комиссии, а остальные листы заверяются подписью председателя комиссии.
272. Несекретные служебные документы, кроме указанных в пункте 271 настоящей Инструкции, уничтожаются без составления акта. Отметки об уничтожении в журналах учета заверяются подписями делопроизводителя и исполнителя. После сверки учетного номера и количества листов документ уничтожается.
273. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются (перезаписываются на новые МНИ) отдельные служебные документы, необходимые для дальнейшей работы и хранения, на них составляется перечень, в котором указывается, какие документы и из каких дел изъяты, перезаписаны (учетные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также указывается, в какие дела подшиты изъятые документы и номера листов (на какие МНИ перезаписаны электронные документы, в каких форматах и объем (Мб). Перечень подписывается всеми членами комиссии и прилагается к акту, а в акте указывается фактическое количество листов, объем (Мб) в деле, подлежащих уничтожению.
274. Акты на уничтожение служебных документов могут составляться на отдельных листах или в специально заведенных для этих целей книгах. В этих случаях номер акта должен состоять из номера книги (согласно номенклатуре) и через дробную черту порядкового номера акта в данной книге (например, 15/1, 15/2, 15/3 и т.д.).
275. Перед уничтожением служебных документов по акту комиссия сверяет номера и наименования служебных документов, количество экземпляров и листов с записями в акте, а также с книгами и журналами учета, где были учтены эти документы.
276. При уничтожении служебных документов обязаны присутствовать все члены комиссии. Они несут персональную ответственность за правильность и полноту указанных в акте на уничтожение служебных документов.
277. В актах на уничтожение служебных документов не должно быть исправлений. В случае крайней необходимости в акт могут быть внесены исправления, которые оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.