147. Все исполненные служебные документы подшиваются (помещаются) в дела, которые заводятся по предметному (тематическому) и другим признакам в зависимости от содержания и разновидности документов с учетом установленных сроков хранения. Дела заводятся, как правило, на один (календарный) год.
Для обеспечения группировки исполненных служебных документов в дела и учета дел в каждой воинской части составляется номенклатура (приложение N 15 к настоящей Инструкции), которая является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда воинской части на календарный год.
148. Номенклатура составляется службой делопроизводства совместно с другими службами, отделами (отделениями) и подразделениями воинской части.
При составлении номенклатуры следует исходить из задач и функций, возлагаемых на воинскую часть, планов и отчетов о работе, Перечня документов со сроками их хранения*, номенклатур за предшествующие годы.
________________
* Приказ Министра обороны Российской Федерации от 26 июля 1997 г. N 033.
В номенклатуру вносятся все вновь заводимые дела, книги и журналы (в том числе заводимые в электронном виде) воинской части, а также дела, книги и журналы, не оконченные ведением в текущем году (переходящие). Номера заводимых дел, книг и журналов по возможности должны сохраняться из года в год; для переходящих дел, книг и журналов номера сохраняются.
149. Номенклатура на следующий год подписывается начальником службы делопроизводства и утверждается не позднее 20 декабря текущего года начальником штаба воинской части, а там, где эта должность штатом не предусмотрена, - командиром (начальником) воинской части или одним из его заместителей и вводится в действие с 1 января следующего года.
Во вновь сформированной воинской части номенклатура составляется и утверждается в сжатые сроки, но не позднее одного месяца со дня сформирования воинской части.
После утверждения номенклатура учитывается в журнале учета служебных документов (приложение N 10 к настоящей Инструкции).
150. Службам, отделам (отделениям) и другим подразделениям воинской части выдаются выписки из номенклатуры в части, их касающейся. Выдача ответственным за ведение дел, книг и журналов производится под расписку в карточках выдачи (приложение N 16 к настоящей Инструкции).
В каждой заведенной книге (журнале) листы должны быть пронумерованы и прошнурованы прочными нитками (шнуром). Выходные концы ниток (шнура) опечатываются мастичной печатью "Для пакетов" или пломбируются. На оборотной стороне последнего чистого листа книги (журнала) делается заверительная надпись. В этой надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов.
Заверительная надпись подписывается в книгах (журналах): ведущихся в службах, отделах (отделениях) и других подразделениях воинской части - их командирами (начальниками), в органах военного управления - начальником службы делопроизводства и заверяется мастичной печатью "Для пакетов".
151. В номенклатуре своевременно производятся записи о дате начала дел, книг и журналов, их окончания, количестве листов и другие необходимые данные. Даты о начале и окончании дела проставляются в номенклатуре после его окончания.
152. Дополнения, изменения в номенклатуру вносятся с письменного разрешения должностного лица, утвердившего ее. Внесенные дополнения, изменения заверяются подписью начальника службы делопроизводства.