88. Вся поступающая в воинскую часть служебная корреспонденция в рабочее время принимается, обрабатывается и учитывается в службе делопроизводства*.
________________
* По решению командира воинской части прием, обработка и учет корреспонденции с судебными документами могут производиться в соответствующих службах, отделах (отделениях) воинской части.
Учет служебных документов в воинской части осуществляется по журналам и книгам учета соответствующих форм, установленных настоящей Инструкцией (журнальный учет), или с использованием средств автоматизации делопроизводства, принятых на снабжение (в эксплуатацию) либо поставленных в воинскую часть в рамках соответствующих государственных контрактов (автоматизированный учет). Специальное программное обеспечение автоматизированного учета должно позволять вести учет служебных документов с отображением учетных данных о них в объеме, не менее чем при журнальном учете.
89. В нерабочее время служебная корреспонденция (пакеты, бандероли, посылки (далее - пакеты) может приниматься дежурным по штабу воинской части, который учитывает пакеты в книге учета входящей корреспонденции (приложение N 4 к настоящей Инструкции). Такие пакеты дежурный хранит, не вскрывая, в опечатываемом шкафу (сейфе) и с прибытием делопроизводителя сдает в делопроизводство под расписку в этой книге. О получении срочных пакетов дежурный незамедлительно докладывает командиру (начальнику) воинской части или начальнику штаба воинской части и действует по его указанию.
90. Лицо, принимающее служебную корреспонденцию, проверяет правильность ее доставки, целостность оболочки, сверяет номера вложений, указанные на пакете, с номерами, указанными в реестре (книге реестров), после чего в реестре (книге реестров) указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема, свою фамилию, расписывается за них и заверяет подпись мастичной печатью "Для пакетов".
91. При обнаружении нарушений оболочки пакет принимается с составлением акта (приложение N 5 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, который подписывается лицом, доставившим корреспонденцию, и лицом, принимающим ее, о чем в реестре (книге реестров) делается соответствующая запись, в том числе указывается отправитель пакета, оболочка которого нарушена. В зависимости от характера нарушений один экземпляр акта пересылается органу связи, доставившему пакет, или отправителю пакета, а второй - подшивается в дело. В случае, когда нарушение оболочки пакета дает возможность ознакомиться с его содержимым, об этом немедленно докладывается командиру или начальнику штаба воинской части и пакет хранится в делопроизводстве до принятия решения.
92. Принимаемые и передаваемые телефонограммы (приложение N 6 к настоящей Инструкции) записываются дежурным по штабу воинской части в ведущуюся у него книгу учета входящих и исходящих телефонограмм (приложение N 7 к настоящей Инструкции). Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы. Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. Порядковая нумерация передаваемых телефонограмм ведется с начала года.
93. Если дежурный по штабу воинской части не назначается, то поступающая служебная корреспонденция в нерабочее время принимается дежурным по воинской части в порядке, предусмотренном пунктами 89 и 92 настоящей Инструкции. В случае отсутствия дежурного порядок приема срочной служебной корреспонденции в нерабочее время определяется командиром (начальником) воинской части.
94. Делопроизводителями вскрываются все полученные пакеты, за исключением пакетов с пометкой "Лично", которые без вскрытия передаются на регистрацию. При вскрытии пакета все находящиеся в нем вложения аккуратно изымаются, проверяются правильность адресования документов, наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на пакетах.
При обнаружении повреждений, недостачи документов (листов) или приложений к ним, а также несоответствия номеров, указанных на пакетах, номерам вложенных документов, об этом составляется акт (приложение N 5 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, второй - подшивается в дело.
При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа делопроизводителем ставится штамп "Документ поступил в поврежденном виде" или составляется надпись аналогичного содержания, заверяемая мастичной печатью "Для пакетов".
С получением акта воинская часть, отправившая пакет, принимает меры к выяснению причин и в трехдневный срок извещает получателя пакета о принятых мерах.
Конверты от поступившей корреспонденции после проверки уничтожаются, за исключением случаев, когда корреспонденция поступила от следственных органов, органов прокуратуры, военных судов, арбитражных судов и судов общей юрисдикции, когда при вскрытии конверта в нем был вложен документ с пометкой "Лично", а на самом конверте такой пометки не имелось, а также когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения отправки и получения служебного документа либо отправителем служебные документы были засланы ошибочно.
95. Служебные документы, поступившие в воинскую часть в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками "В.срочно", "Срочно", "Оперативно", передаются на регистрацию незамедлительно.