Порядок составления номенклатуры дел Министерства и заполнения ее граф
(с изменениями на 31 августа 2018 года)
Номенклатура дел Министерства финансов Российской Федерации (далее - номенклатура, Министерство) составляется по установленной форме.
В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения департамента Министерства (кода), номера отдела в департаменте Министерства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:
12-05-01, где 12 - обозначение департамента, 05 - порядковый номер отдела в департаменте, 01 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре используются одинаковые индексы для централизованных дел Министерства, формируемых в Министерстве. Индексы, используемые для централизованных дел Министерства, не допускается использовать для дел, ведение которых осуществляется департаментами Министерства.
(Абзац дополнительно включен приказом Минфина России от 31 августа 2018 года N 1778, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год)
В номенклатуре рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных департаментов Министерства; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("Разные материалы", "Общая переписка" и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее); название Министерства или департамента (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее), например:
"Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с финансовыми органами о проведении денежных зачетов".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам бухгалтерского учета и отчетности".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
"Переписка со Счетной палатой Российской Федерации о проведении ревизий и проверок".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
"Переписка с Департаментом финансов г. Москвы об исполнении государственных финансовых операций".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты), например:
"Годовой отчет Алтайского края об исполнении бюджета за 2005 год".
Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.