127. В Министерстве формируется свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Министерства финансов Российской Федерации от 3 сентября 2014 г. N 276 (далее - Перечень документов).
128. Формирование документального фонда Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля путем составления номенклатуры дел Министерства, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.
Номенклатура дел Министерства используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел Министерства является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел Министерства является основой формирования документального фонда Министерства. Документальный фонд Министерства составляют документы, созданные в нем и полученные им в результате взаимодействия с другими государственными органами, организациями и гражданами.
Ответственность за составление номенклатуры дел Министерства, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организации передачи дел в архив Министерства возлагается на Департамент управления делами и контроля.
Номенклатура дел Министерства готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело Департамента управления делами и контроля, 2-й - используется как рабочий экземпляр, 3-й - применяется в архиве Министерства, 4-й - хранится в Государственном архиве Российской Федерации, с которым согласовывается номенклатура дел Министерства. Рабочий экземпляр номенклатуры дел Министерства ведется Отделом архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля в СЭД.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)
129. Номенклатура дел Министерства:
а) составляется Департаментом управления делами и контроля на основе номенклатур дел департаментов Министерства, руководствуясь Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, и положениями о его департаментах, штатным расписанием, планами и отчетами о его работе, Перечнем документов, номенклатурами дел Министерства за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в процессе деятельности Министерства, их виды, состав и содержание;
б) утверждается руководством Министерства после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности Министерства документы Архивного фонда Российской Федерации;
г) в случае изменения функций и структуры Министерства подлежит согласованию с Экспертно-проверочной комиссией Государственного архива Российской Федерации.
130. Наименованиями разделов номенклатуры дел Министерства являются наименования департаментов Министерства.
Порядок составления номенклатуры дел Министерства и заполнения ее граф приведен в приложении N 15 к Инструкции.
130.1. Номенклатура дел департамента Министерства формируется работниками, ответственными за делопроизводство в департаменте Министерства, в СЭД и подлежит согласованию с Департаментом управления делами и контроля в порядке, указанном в пункте 15 приложения N 7 к Инструкции.
Вновь созданный департамент Министерства в месячный срок со дня издания приказа о создании соответствующего департамента Министерства разрабатывает номенклатуру дел департамента Министерства.
(Пункт дополнительно включен приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год)
130.2. Номенклатурой дел Министерства предусматривается формирование централизованных дел Министерства, и дел, формируемых в департаментах Министерства. Формирование централизованных дел Министерства осуществляется Департаментом управления делами и контроля.
Перечень централизованных дел Министерства, формируемых в Министерстве, определяется директором Департамента управления делами и контроля.
(Пункт дополнительно включен приказом Минфина России от 31 августа 2018 года N 1778, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год)
130.3. В СЭД обеспечивается формирование аналитических группировок документов, систематизированных в централизованное дело Министерства, в разрезе департаментов Министерства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел департаментов Министерства.
(Пункт дополнительно включен приказом Минфина России от 31 августа 2018 года N 1778, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год)
130.4. Номенклатурой дел Министерства предусматривается формирование электронных дел, в которых систематизируются внутренние документы Министерства, созданные в форме электронных документов.
(Пункт дополнительно включен приказом Минфина России от 31 августа 2018 года N 1778, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год)