137. Документы Министерства являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив Российской Федерации как часть Архивного фонда Российской Федерации.
138. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение в Министерстве образован архив.
139. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Министерства включает работу работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и лиц, ответственных в департаментах Министерства за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов.
140. Порядок оформления дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение приведен в приложении N 17 к Инструкции.
141. Экспертиза ценности документов в Министерстве на стадии делопроизводства проводится:
а) при составлении номенклатуры дел Министерства;
б) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
в) при подготовке дел к передаче в архив Министерства.
142. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создана постоянно действующая ЦЭК.
Функции и права ЦЭК, а также организация работы ЦЭК определяются положением о ней, утверждаемым приказом Министерства и согласуемым с Федеральным архивным агентством.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется ежегодно в департаментах Министерства непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК и под непосредственным методическим руководством Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля.
143. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в департаментах Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня документов и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел.
144. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов на бумажных носителях, черновики, неоформленные копии документов на бумажных носителях и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
145. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел Министерства.
146. В департаментах Министерства описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работников Отдела архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля. По этим описям документы Министерства сдаются в архив Министерства.
Описи дел, подготовленные департаментами Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
Описи дел департаментов Министерства составляются по установленной форме согласно приложению N 18 к Инструкции и представляются в Отдел архивного дела и нормативных актов Департамента управления делами и контроля через три года после завершения дел в делопроизводстве.
Описательная статья описи дел департамента Министерства имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
дата дела (тома);
количество листов в деле (томе);
срок хранения дела.
147. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: