1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве финансов Российской Федерации (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации (далее - Министерство) документов.
2. Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Положением о Министерстве финансов Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329, Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30, Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 25 декабря 2014 г. N 1494, Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 15 июня 2012 г. N 82н, с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 г. N 76.
3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в Министерстве осуществляется с использованием информационной системы электронного документооборота Министерства (далее - СЭД).
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
4. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст.3165; 2020, N 33, ст.5389), приказом Министерства финансов Российской Федерации от 19 июня 2019 г. N 98н "Об упорядочении обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве финансов Российской Федерации и подведомственных ему организациях и о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26 марта 2018 г. N 53н" (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 11 июня 2019 г., регистрационный N 55204) и иными нормативными правовыми актами.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 1 июня 2021 года N 248. - См. предыдущую редакцию)
5. Требования Инструкции к работе без использования СЭД с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.
(Пункт в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)
6. Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
7. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в Министерстве на основе единой политики, в том числе с использованием информационных технологий при работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет Департамент управления делами и контроля.
8. Функции, задачи, права и ответственность Департамента управления делами и контроля регламентируются положением о Департаменте управления делами и контроля. Должностные обязанности работников Департамента управления делами и контроля устанавливаются должностными регламентами.
9. Ответственность за обеспечение технической безопасности и бесперебойное функционирование СЭД несет Департамент информационных технологий в сфере управления государственными и муниципальными финансами и информационного обеспечения бюджетного процесса.
10. В департаментах Министерства определяются работники, ответственные за делопроизводство в департаментах Министерства. Информация о работниках, ответственных за делопроизводство в департаменте Министерства, заносится в СЭД департаментом Министерства в течение одного рабочего дня со дня определения указанного работника. В случае изменения кадрового состава Министерства или должностных обязанностей работников Министерства, определение новых работников, ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства, осуществляется в день прекращения должностных обязанностей работников, ранее ответственных за делопроизводство в департаментах Министерства.
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)
принятие документов, поступивших в СЭД и направленных в департамент Министерства;
подготовка проектов указаний руководства департамента Министерства по исполнению документов;
передача документов на рассмотрение руководству департамента Министерства и после получения соответствующих указаний по исполнению - исполнителю;
регистрация в установленном Инструкцией порядке исходящих документов департамента Министерства, проверка правильности их оформления и передача на отправку в Департамент управления делами и контроля;
контроль прохождения документов в департаменте Министерства;
ведение справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
составление номенклатуры дел департамента Министерства в установленном Инструкцией порядке;
(Абзац в редакции, введенной в действие приказом Минфина России от 19 июля 2018 года N 1651, применяется при составлении номенклатуры дел Министерства финансов Российской Федерации и номенклатур дел департаментов Министерства финансов Российской Федерации, начиная с номенклатур дел на 2019 год. - См. предыдущую редакцию)
внесение информации о результатах исполнения документов в электронную регистрационную карточку СЭД;
подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в установленном Инструкцией порядке;
проведение инструктажа вновь принятых в департамент Министерства работников по вопросам организации работы с документами;
получение и передача исполнителям подлинников документов в случаях, установленных Инструкцией;
хранение бланков Министерства, контроль за их использованием;
иные функции в соответствии с актами Министерства.