24. Выдача историй болезни и других документов для занятий в читальном зале медархива производится сотрудниками архива по личному письменному требованию врачей лечучреждения. Выдача историй болезни и других документов для использования их в отделениях больницы для текущей лечебной работы производится по письменным требованиям заведующих отделениями (форма N 4). Выдача историй болезни для использования в научных целях вне архива, но в пределах больницы, допускается только по письменному разрешению главного врача больницы.
Все без исключения случаи выдачи историй болезни и других архивных материалов, как в читальную комнату медархива, так и за его пределы, должны обязательно заноситься в особую книгу выдачи, заводимую по следующей форме:
N | Дата выдачи | Фамилия, имя, отчество, должность получившего архивный материал | N и год истории болезни или наименование друг. документации | Срок воз- | Расписка получив- | Дата воз- | Подпись архивного работника, принявшего |
Книга выдачи должна быть пронумерована и заверена подписью главного врача. Порядковая нумерация записей в книге заводится на каждый год отдельно с N 1. Вычеркивание записей или исправление их в книге не допускается.
Работник медицинского архива, ведущий книгу, обязан принимать меры к своевременному возврату архивных материалов и о случаях длительной задержки сообщать главному врачу. Срок пользования материалами не должен превышать одного месяца.
В случае надобности этот срок может быть продлен заведующим архивом.
За сохранность и своевременность возвращения материалов, выданных из архива учреждения, отвечает истребовавшее их лицо.
Примечание. Письменные разрешения на выдачу архивного материала из медархива подшиваются в отдельное дело с пометкой на разрешении порядкового номера согласно "книги выдачи".
При каждой выдаче из архива архивных материалов в соответствующую связку вкладывается карта-заместитель, имеющий следующие записи:
N истории болезни (для общей документации архива N дела), год.
N выдачи (проставляется согласно порядковой нумерации записей по книге выдачи).
Листок-заместитель может быть уничтожен только по укладке на место архивной единицы хранения с одновременной отметкой в "книге выдачи" о возвращении в медархив.
25. Материалы могут быть выданы для пользования только в обработанном виде, т.е. подшитыми, пронумерованными по листам и с заверительной надписью.
26. Перед выдачей материалов заведующий архивом осматривает требуемые материалы, проверяет их состояние, наличие и правильность заверительной надписи и нумерации листов. Все обнаруженные при этом недостатки должны быть немедленно исправлены. Сотрудник, получающий материалы, обязан проверить их состояние и нумерацию листов.
27. Состояние возвращаемых в архив материалов должно быть проверено, и если при этом будет обнаружена недостача материалов или листов дела или их повреждение, заведующий архивом составляет об этом акт в трех экземплярах, один из которых представляет главному врачу лечебного учреждения для привлечения виновных к ответственности, другой оставляет в архиве, а третий высылает соответствующему архивному органу. Акт должен быть подписан заведующим архивом и лицом, сдавшим материалы.
О повреждении или утрате каких-либо документов из дела отмечается также в заверительной надписи данного дела.
Об утраченных делах после расследования и распоряжения руководителя учреждения о списании отмечается в соответствующей описи (книге, картотеке).
28. Выемка документов из дел и выдача архивных материалов из архива за пределы лечебного учреждения, хоть бы и для временного пользования, запрещается, за исключением тех случаев, когда такая выемка или выдача производится с ведома главного врача лечебного учреждения по требованиям:
а) судебно-следственных органов,
б) судебно-медицинской экспертизы,
в) органов партийного и советского контроля,
г) органов прокурорского надзора.
В таких случаях на место изъятых подлинников вкладываются заверенные заведующим архивом копии с документов с отметкой на них основания и даты выемки или выдачи и ссылкой на акт.
Примечание. Допускается также выемка для выдачи гражданам их личных документов (свидетельств об образовании, справки о трудовом стаже и т.д.), представленных гражданами в данное учреждение и почему-либо не полученных своевременно обратно, на что в каждом случае должно быть получено разрешение главного врача леч. учреждения или его заместителя.
Выданные истории болезни отмечаются в графе "примечание" журнала приема больных; прочая медицинская документация записывается в "книгу выдачи".