МИНИСТЕРСТВО ЗДРАВООХРАНЕНИЯ СССР

ПРИКАЗ

от 30 сентября/1 октября 1949 года N 718

[О вводе в действие Положения и Инструкции о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР]

____________________________________________________________________
Не действует на территории Российской Федерации с 1 января 2022 года на основании
постановления Правительства Российской Федерации от 16 ноября 2020 года N 1850
____________________________________________________________________

____________________________________________________________________
Применяется в части, не противоречащей  Федеральному закону от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

____________________________________________________________________

1. Ввести в действие для обязательного выполнения Положение и Инструкцию о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР (Приложения N 1 и N 2).

2. Считать утратившими силу Положение и Инструкцию о ведении медицинских архивов лечебных учреждений Союза ССР, утвержденные приказом НКЗ СССР N 160 от 21 апреля 1941 года.

И.о. Министра
здравоохранения Союза ССР
М.Ананьев

Приложение N 1
к приказу по Министерству
здравоохранения СССР
от 30 сентября/1 октября 1949 года N 718

     

Положение о медицинском архиве лечебного учреждения

§1. Для временного хранения медицинской и общей документации и использования ее в практической и научной работе при лечебных учреждениях создаются медицинские архивы.

§2. Медицинский архив организует учет и хранение медицинской и общей документации лечебного учреждения и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы.

§3. В соответствии с основными задачами, указанными в п.п.1 и 2 настоящего Положения, на медицинский архив возлагается:

1. Прием, классификация и хранение в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке законченной медицинской и общей документации лечебного учреждения.

2. Контроль за состоянием и хранением медицинской документации в отделениях лечебного учреждения.

3. Подготовка и выдача документальных материалов для занятий в читальной комнате медицинского архива работникам лечебного учреждения и других лечучреждений в научных и справочных целях.

4. Составление описей, каталогов, указателей и других справочников в целях использования медицинской документации.

5. Выдача по материалам архива в установленном законом порядке учреждениям и отдельным гражданам СССР справок, выписей и копий.

Примечание. Выдача документальных материалов, упомянутых в §4 и 5, производится в соответствии с правилами, установленными Инструкцией Главного архивного управления МВД СССР, введенной в действие Приказом Наркомата Внутренних Дел СССР N 114 от 23 февраля 1940 года, и Инструкцией Министерства здравоохранения СССР о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях.

6. Сдача материалов в государственный архив в установленном Главным Архивным Управлением МВД СССР порядке.

7. Организация экспертизы научной и практической ценности документальных материалов архива с целью отбора на уничтожение документальных материалов, утративших свое научное, историческое и практическое значение.

§4. Медицинский архив действует на правах самостоятельной части лечебного учреждения.

§5. Во главе медицинского архива стоит заведующий или лицо, ответственное за правильность ведения и сохранность медицинского архива, который непосредственно подчиняется главному врачу или его заместителю по медицинской части.

В своей работе медицинский архив руководствуется законодательством Союза ССР, правилами, инструкциями и указаниями Главного Архивного Управления МВД СССР, приказами Министерства здравоохранения СССР и лечебного учреждения, которому архив подчинен непосредственно, и Инструкцией Министерства здравоохранения СССР "О ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях".

§6. Заведующий медицинским архивом несет ответственность перед руководством лечебного учреждения как за сохранность, так и за содержание в установленном Инструкцией Министерства здравоохранения СССР порядке хранящихся в архиве материалов и ежегодно письменно отчитывается в своей работе перед руководством лечучреждения.

§7. Медицинский архив пользуется печатью лечебного учреждения и всю свою переписку ведет за подписью руководства лечебного учреждения и заведующего медицинским архивом.

Начальник
Центрального Архива
Министерства здравоохранения СССР
Дубницкая

Приложение N 2
к приказу по Министерству
здравоохранения СССР
от 30 сентября 1949 года N 718

     

Инструкция о ведении медицинских архивов в лечебных учреждениях Союза ССР

Глава I. Общие указания

1. Медицинская документация, отлагающаяся в лечебных учреждениях Советского Союза, имеет большое политическое, научно-историческое и практическое значение для социалистического строительства. Поэтому каждое лечебное учреждение должно иметь в своем составе на правах самостоятельного структурного подразделения медицинский архив для концентрации, хранения, разработки и использования медицинской документации, отлагающейся в отделениях данного лечебного учреждения.

2. Место архива в системе лечебного учреждения, его организация и структура, задачи и компетенция определяются Положением о данном медицинском архиве, утверждаемым руководителем данного лечебного учреждения, в соответствии с Положением о медицинском архиве лечебного учреждения и настоящей Инструкцией.

3. Личный состав архива, его штаты и тарификация должности оформляются на основании правил, действующих в отношении самостоятельных структурных единиц данного лечебного учреждения.

4. Помещение медицинского архива лечебного учреждения должно удовлетворять следующим требованиям:

а) должно быть изолировано капитальными стенами и перекрытиями от других помещений;

б) должно быть сухим и безопасным в пожарном отношении и от затопления;

в) помещение для хранения материалов должно быть отделено от читальной комнаты и рабочих комнат архива капитальной стеной и прочной дверью с запорами;

г) в хранилище поддерживается постоянная температура от +14 град.C до 18 град.C, относительная влажность воздуха - 45-65%;

д) занимать под архив подвальное или чердачное помещение не допускается.

Примечание. При проектировании больничного нового строительства и реконструкции больниц надлежит предусматривать специальное помещение для медархива с выделением отдельного хранилища, а также помещений для работы архивного персонала и научной разработки архивных материалов;

е) хранилище должно быть оборудовано шкафами или стеллажами;

ж) окна хранилища в первом и втором этажах должны быть заделаны металлическими решетками;

з) в хранилищах не должно быть металлических печей и железных дымоходов;

и) в качестве искусственного освещения хранилища допускается только электрическое;

к) архив должен иметь необходимые противопожарные средства: пожарную сигнализацию, пожарные краны с шлангами, достаточное количество огнетушителей.

5. В помещении медархива не допускается хранение посторонних предметов. Помещение должно оберегаться от крыс, мышей, насекомых.

6. Вход в помещение медицинского архива (архивохранилище) посторонним лицам воспрещается. Дверь в помещение архива должна быть в нерабочее время заперта на замок, опечатана или запломбирована.

7. Контроль за правильностью ведения медицинских архивов в лечебных учреждениях осуществляется органами здравоохранения, а также местными архивными органами.

Глава II. Состав материалов медицинского архива

8. В медицинском архиве лечебного учреждения подлежат хранению все документальные материалы лечебного учреждения, законченные производством.

9. Подлежат обязательному отбору для хранения следующие документальные материалы:

а) имеющие научно-историческое значение;

б) имеющие практическое и справочное значение для данного лечебного учреждения;

в) отражающие существенные стороны работы данного лечебного учреждения.

10. Материалы, имеющие политическую и научно-историческую ценность, а также материалы долговременного общего практического значения с момента окончания их производством хранятся в архиве лечебного учреждения 25 лет, после чего сдаются на хранение в государственные архивы системы Главного Архивного Управления МВД СССР.

Материалы, имеющие временное практическое значение только для работы данного лечебного учреждения, хранятся в архиве учреждения в течение установленного перечнем срока, после чего сдаются в макулатуру в установленном Инструкцией ГАУ МВД СССР от 23 февраля 1940 года порядке, т.е. путем отборочных списков и утверждения их в соответствующем архивном органе.

Уничтожение архивных документов без разрешения архивных органов категорически запрещается.

Глава III. Подготовка и сдача материалов в медархив

11. Законченная производством медицинская и общая документация сдается в архив из всех структурных подразделений лечебного учреждения в следующие сроки:

а) истории болезни сдаются не позже 3-х дней после выбытия больного;

б) вся остальная медицинская и общая документация сдается один раз в году в сроки, установленные руководством лечебного учреждения, по представлению заведующего медицинским архивом.

12. Сдаваемые в медицинский архив материалы должны удовлетворять следующим требованиям:

А. Истории болезни, сдаваемые в медархив, должны быть полностью оформлены в отделениях, где лежал больной. Вкладные документы, относящиеся к истории болезни (температурные листки, анализы, исследования и пр.), должны быть подшиты, после чего история болезни подписывается лечащим врачом и заведующим отделением.

Примечания. 1. В случае смерти больного в истории болезни должна быть краткая выписка из протокола вскрытия и указан N такового.

2. Истории болезни, поступившие в статгруппу или медканцелярию, должны быть обработаны в соответствии с п."А".

На титульном листе истории болезни четко указывается как диагноз, так и сопутствующие заболевания.

Б. Архивно-техническая обработка остальной медицинской и общей документации (журналы приема больных, палатные журналы, картотеки и проч.) следующая:

а) документы должны быть заключены в папки или обложки; мелкого формата документы располагаются вдоль корешка дела так, чтобы имели формат книги (листы не должны выходить из обложки). Обширные по объему дела следует разделить на томы так, чтобы толщина тома не превышала ширины корешка обложки папки;

б) металлические скрепления (булавки, скрепки, сколки) необходимо удалить из дел. Документы, находящиеся на регистраторах или скоросшивателях, должны быть с них сняты и подшиты;

в) на обложках должно быть четко без сокращений обозначено следующее:

1) наименование лечучреждения, с указанием ведомственного подчинения, 2) наименование отделения лечучреждения, 3) заголовок дела, 4) даты начала и окончания, 5) количество листов (см. ф. N 1).

В книгах и журналах указанные сведения проставляются на белом листе, следующем за верхней крышкой переплета.

Примечание. Заголовок дела (книги) должен кратко и конкретно отражать содержание документов, находящихся в деле (книге). Названия общего характера (напр. "Разная переписка", "Общая переписка", "К руководству" и т.д.) не допускаются;

г) сдаваемые материалы должны быть пронумерованы по листам в правом верхнем углу простым черным (не цветным и не химическим) карандашом. Нумеруются все листы, имеющие на лицевой или оборотной стороне какие-либо делопроизводственные пометки, причем листом считается любого размера или формата кусок бумаги, состоящий из двух, а не четырех страниц. В делах, разделенных на томы, листы нумеруются по каждому тому отдельно. Нумерация листов в делах должна производиться в порядке расположения листов в деле, т.е. сверху вниз, а не обратно. Чистые листы не нумеруются, вырывать их из дела не разрешается. Вслед за последним листом дела подшивается чистый лист бумаги, на котором делается заверительная надпись о количестве пронумерованных листов следующего содержания: "В настоящем деле подшито и пронумеровано ___ листов" (указать прописью и цифрами). После надписи указывается должность лица, производившего нумерацию, и дата подписи. Встречающиеся недостатки в состоянии дела (повреждения) также оговариваются в заверительной надписи.

Примечание. В целях экономии средств, обработка общих документальных материалов, не подлежащих сдаче в государственный архив, может быть по особому письменному распоряжению руководителя учреждения упрощена (дела могут быть оставлены в скоросшивателях или регистраторах; листы некоторых категорий дел, по которым не могут возникнуть проверка, иск и другие действия, связанные с ответственностью каких-либо лиц, могут быть оставлены непронумерованными);

д) для сохранности более ветхих документов следует их подклеивать на плотную бумагу;

Примечание. Если текст двусторонний, то следует наклеивать на прозрачную бумагу (напр. кальку);

е) карточки обрабатываются следующим образом:

1) систематизируются в порядке их N, или в алфавитном порядке, или же по нозологическому признаку;

2) при сдаче в архив должны быть помещены в деревянные или картонные коробки, имеющие наружную длину от 30 до 35 см, или же поступают в увязанных шпагатом пачках такой же длины с прокладками из картона на лицевой и тыловой сторонах пачки;