Перевод бумажных документов, помещенных в дела правоустанавливающих документов и кадастровые дела, в электронную форму осуществляется посредством создания электронных образов документов (электронных документов, полностью воспроизводящих информацию подлинного бумажного документа и его графическое изображение) путем сканирования бумажных носителей, преобразования в цифровую форму (создания электронного образа бумажного документа с помощью специальных средств, обеспечивающих преобразование изображения на бумажном носителе в цифровую форму) с последующей загрузкой в систему архивного хранения документов.
Перевод хранимых в бумажном виде дел правоустанавливающих документов и кадастровых дел в электронную форму должен происходить по трем основным направлениям:
первичная (входная) конверсия (сканирование) - перевод в электронную форму подаваемых заявителями документов на государственную регистрацию прав, государственный кадастровый учет;
плановая ретроконверсия - постепенный перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел;
ретроконверсия по запросам - перевод в электронную форму накопленных к настоящему времени дел правоустанавливающих документов, кадастровых дел при обращении (запросе) должностного лица (работника) структурного подразделения к делу, находящемуся на хранении в ином подразделении. Это требуется для оказания государственных услуг в сфере государственной регистрации прав и государственного кадастрового учета по экстерриториальному принципу.
1. Сканированию хранимых в бумажном виде кадастровых дел должны подлежать:
1) документы, которые впоследствии будут храниться в кадастровом деле в бумажном виде (при представлении таких документов в виде бумажного документа):
- заявление о государственном кадастровом учете;
- документ, подтверждающий в соответствии с законодательством Российской Федерации установление (изменение) характеристик объекта недвижимости, представленный заявителем по собственной инициативе (кроме межевого плана, технического плана, акта обследования);
- копия документа, подтверждающего соответствующие полномочия представителя заявителя;
- копия документа, устанавливающего или удостоверяющего право заявителя на соответствующий объект недвижимости;
- копия документа, подтверждающего установленное или устанавливаемое ограничение (обременение) вещных прав на такой объект недвижимости в пользу заявителя;
- копия документа, подтверждающего согласование проекта межевания земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;
- копия разрешения на ввод объекта в эксплуатацию, если указанная копия не включена в состав технического плана;
- копия документа, подтверждающего разрешение земельного спора о согласовании местоположения границ земельного участка, если указанная копия не включена в состав межевого плана;
- заверенная органом местного самоуправления поселения или городского округа по месту расположения земельного участка, находящегося в общей долевой собственности, либо нотариально удостоверенная копия проекта межевания земельных участков, если указанная копия не включена в состав межевого плана;
- формы закрытого подраздела государственного реестра земель кадастрового района, содержащие сведения о ранее учтенном земельном участке;
- документы, на основании которых сведения о ранее учтенных объектах недвижимости включаются в ГКН, в том числе полученные по запросу органа кадастрового учета;
2) документы, необходимые для государственного кадастрового учета и не указанные в подпункте 1 пункта 1 раздела 4.2.3 Стратегии, хранение которых в составе кадастрового дела в бумажном виде не предусмотрено действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации (представление и (или) хранение которых должно осуществляться в электронном виде):
- межевой план, технический план, акт обследования, подтверждающий прекращение существования объекта;
- документы, поступающие в орган кадастрового учета в порядке межведомственного информационного взаимодействия (в том числе по запросу органа кадастрового учета) и содержащие сведения о характеристиках объектов недвижимости;
- протокол проверки документов;
- решения, принимаемые органом кадастрового учета (об исправлении технических ошибок в сведениях ГКН, а также о приостановлении осуществления кадастрового учета, об отказе в осуществлении кадастрового учета);
- документы, поступающие в орган кадастрового учета, в порядке внутриведомственного информационного взаимодействия;
- акт определения кадастровой стоимости;
3) документы, сформированные в процессе государственного кадастрового учета и не указанные в подпункте 2 пункта 1 раздела 4.2.3 Стратегии, в том числе:
- расписки в приеме документов на государственный кадастровый учет;
- уведомления (сообщения), направляемые органом кадастрового учета в соответствии с Законом о кадастре, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.