52. Подготовка проекта ответа гражданину осуществляется ответственным исполнителем.
53. В проекте окончательного ответа обобщается информация, полученная от всех соисполнителей по конкретному обращению, после чего передается на подпись (визу) начальнику управления, заместителю начальника управления, начальнику отдела управления.
54. Ответственность за своевременное, всестороннее и объективное рассмотрение обращений в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.
55. Подготовленные по результатам рассмотрения обращений ответы гражданам должны соответствовать следующим требованиям:
ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении (что, когда и кем сделано или будет делаться);
если просьба, изложенная в обращении, не может быть удовлетворена, то указывается, по каким причинам;
в ответе должны быть указаны: дата отправки, фамилия, имя, отчество и номер телефона ответственного исполнителя;
гражданину на одно его обращение направляется только один ответ, несмотря на количество вопросов, изложенных в нем.
56. Начальник управления, заместитель начальника управления, начальник отдела управления, давший поручение по обращению:
рассматривает предоставленную ответственным исполнителем информацию о рассмотрении обращения, подписывает (визирует) ответ гражданину (в орган, обратившийся в интересах гражданина);
дает поручения об осуществлении действий, рекомендованных ответственным исполнителем в случае удовлетворения обращения гражданина;
рассматривает вопрос о привлечении к дисциплинарной ответственности виновных лиц.
57. Оформленные надлежащим образом ответы на обращения передаются в отдел управления персоналом и организационной работы для отправки адресатам.