12. Основными задачами ответственных за архив являются:
1) комплектование законченными делопроизводством документами постоянного, долговременного хранения и по личному составу, образовавшимися в результате деятельности службы;
2) учет, обеспечение сохранности, использования документов, находящихся в службе;
3) подготовка и своевременная передача документов на хранение в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" и ОГКУ "Государственный архив документов по личному составу Иркутской области";
4) осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве службы;
5) внедрение в практику работы новых архивных технологий с применением средств электронно-вычислительной техники.
13. В соответствии с возложенными на них задачами ответственные за архив осуществляют следующие функции:
1) принимают, учитывают и хранят законченные делопроизводством документы постоянного и долговременного хранения, обработанные в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 года, приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 года N 33, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Инструкцией, и несут ответственность за их сохранность;
2) контролируют сохранность и правильность оформления дел в службе, принимают участие в составлении номенклатур дел и проверяют правильность формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой;
3) ежегодно (к 1 июня) организуют экспертизу научной и практической ценности документов, находящихся в архиве службы;
4) создают и пополняют научно-справочный аппарат к документам, подлежащим передаче на государственное хранение. Представляют не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством документов на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии службы и экспертно-проверочной комиссии архивного агентства Иркутской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения и по личному составу;
5) после утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения и согласования дел по личному составу составляют акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения за соответствующий период;
6) осуществляют учет и обеспечивают полную сохранность принятых на хранение документов, периодически (1 раз в 5 лет) организуют проверку наличия и состояния дел в архиве службы;
7) организуют использование документов:
информируют руководителя службы или лицо, его замещающее, и сотрудников службы о составе и содержании документов архива службы;
выдают в установленном порядке дела для работы сотрудникам службы;
ведут учет использования документов;
выдают в установленном порядке справки, копии и выписки из документов организациям и отдельным лицам;
8) принимают участие в разработке методических пособий по делопроизводству и архивному делу службы;
9) консультируют сотрудников службы по вопросам делопроизводства и архива службы;
10) подготавливают и передают на государственное хранение документы постоянного хранения в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" и ОГКУ "Государственный архив документов по личному составу Иркутской области" в установленные сроки и в установленном порядке;
11) ежегодно (к 1 декабря) представляют в ОГКУ "Государственный архив Иркутской области" и ОГКУ "Государственный архив документов по личному составу Иркутской области" паспорт архива службы и сведения об изменениях в составе и объеме фондов.