301. Электронный дубликат бумажного документа создается в случаях, когда получателю документа требуются бумажный и электронный экземпляры.
Электронная копия бумажных документов создается в случаях, когда работа с заверенными электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.
Электронный оригинал создается полуавтоматизированным или автоматизированным образом для организации юридически значимого электронного документооборота.
302. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД.
Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.
303. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.
304. Единицей учета электронного документа является РКК, зарегистрированная в СЭДД.
Заполнение полей РКК осуществляется в соответствии с Порядком работы в системе электронного документооборота и делопроизводства Администрации города Омска, утвержденным распоряжением Администрации города Омска от 18 сентября 2012 года N 337-р.
305. Прием и отправка электронных документов осуществляются делопроизводителями.
При получении (отправке) электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, наличие электронной подписи.
При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, исполнителям вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
После отправки электронного оригинала, подписанного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется.
306. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.