210. Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив Администрации Губернатора (далее - архив) и ГКУ "Государственный архив Забайкальского края" в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Забайкальского края, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
211. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
212. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, Положением об Администрации Губернатора, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, их виды, состав и содержание (приложение N 6 к настоящей Инструкции).
213. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:
1) в графе 1 проставляется порядковый номер;
2) в графе 2 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Губернатора цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации Губернатора; для переходящих дел индекс сохраняется;
3) в графу 3 включаются заголовки дел. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;
4) графа 4 заполняется по окончании календарного года;
5) в графе 5 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения;
6) в графе 6 проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, ведении дел в электронном виде, передаче дел в другой исполнительный орган власти.
214. Если в течение года в структурных подразделениях Администрации Губернатора возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 25 ноября текущего года руководителем подразделения.
215. Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора составляется на основании номенклатуры дел подразделений Администрации Губернатора, согласовывается экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного органа в сфере архивного дела и утверждается первым заместителем председателя Правительства Забайкальского края - руководителем Администрации Губернатора Забайкальского края.
(в ред. Распоряжений Губернатора Забайкальского края от 29.05.2020 N 235-р, от 29.11.2023 N 739-р)