ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЙ КОМИТЕТ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА КАЗАНИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 3 июня 2011 года N 972р


О внесении изменения в распоряжение Исполнительного комитета г. Казани от 27.08.2010 N 1450р "О Служебном регламенте Исполнительного комитета города Казани"

В соответствии с решением Казанской городской Думы от 27.04.2011 N 7-5 "О внесении изменений в решение Казанской городской Думы "Об утверждении порядка и сроков рассмотрения обращений граждан в органы местного самоуправления", в целях приведения в соответствие с законодательством обязываю:

1. Внести в Служебный регламент Исполнительного комитета города Казани, утвержденный распоряжением Исполнительного комитета г. Казани от 27.08.2010 N 1450р "О Служебном регламенте Исполнительного комитета города Казани", изменение, изложив раздел X в редакции согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя Аппарата Исполнительного комитета г. Казани Д.Г.Калинкина.

Руководитель
А.В.ПЕСОШИН

Приложение
к распоряжению
Исполнительного комитета города Казани
от 3 июня 2011 г. N 972р

"X. Порядок работы с письменными обращениями граждан

10.1. Организация работы с письменными обращениями граждан в Исполнительном комитете (далее - обращения) осуществляется в соответствии с Конституцией РФ, Конституцией РТ, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В Исполнительном комитете организацию работы по учету, прохождению, рассмотрению, анализу обращений и подготовке ответов на них обеспечивает отдел писем и приема граждан управления делопроизводства. В структурных подразделениях Исполнительного комитета данная работа ведется службами (сотрудниками), выполняющими соответствующие функции.

Контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений обеспечивает отдел контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности и реализации антикоррупционной политики Аппарата Исполнительного комитета (далее - отдел контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности).

10.2. Обращения, адресованные Мэру города Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его первым заместителям, заместителям, руководителю Аппарата Исполнительного комитета, поступившие через почтовые отделения, а также поручения вышестоящих органов по обращениям граждан принимаются отделом документооборота, где в процессе их первоначальной обработки проверяется правильность доставки и целостность вложений. После этого вышеуказанные обращения передаются отделом документооборота управления делопроизводства для регистрации и сканирования в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства. Передача осуществляется ежедневно (кроме выходных дней) два раза в день: до 9.30 и до 16.30.

10.3. Обращения, адресованные Мэру города Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его первым заместителям, заместителям, руководителю Аппарата Исполнительного комитета, непосредственно от граждан (их представителей) принимаются отделом писем и приема граждан управления делопроизводства.

10.4. Обращения, поручения вышестоящих органов, письма организаций, предприятий, учреждений по обращениям граждан, направленные в адрес Мэра города Казани, Исполнительный комитет в электронной форме, в том числе в интернет-приемную официального портала Мэрии Казани, поступают в соответствующие электронные базы "Обращения граждан".

10.5. Уведомления граждан о проведении публичных массовых мероприятий (пикетов, митингов и т.д.) предварительно просматриваются сотрудником отдела по развитию языков и взаимодействию с общественными организациями Аппарата Исполнительного комитета (далее - отдел по развитию языков и взаимодействию с общественными организациями), который проставляет на уведомлении свою фамилию и незамедлительно передает его на регистрацию в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства.

Отделом писем и приема граждан управления делопроизводства на экземпляре заявителя (по его желанию) проставляется штамп о принятии его уведомления с указанием даты и времени.

Уведомление регистрируется в установленном порядке и направляется в системе электронного документооборота в отдел контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности для выдачи контрольного поручения.

Сотрудники отдела писем и приема граждан управления делопроизводства не несут ответственности за содержание и форму уведомления, представленные в нем сведения об организаторах публичного мероприятия.

10.6. Обращения, адресованные Мэру города Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его первым заместителям, заместителям, руководителю Аппарата (за исключением обращений личного характера), подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с даты поступления в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства.

На первой странице обращения, адресованного Мэру города Казани, ставится регистрационный штамп Секретариата Мэра города Казани, Исполнительного комитета города Казани с указанием очередного порядкового номера в пределах календарного года и даты поступления.

На обращениях, адресованных Руководителю Исполнительного комитета, его первым заместителям, заместителям, руководителю Аппарата Исполнительного комитета, ставится регистрационный штамп отдела писем и приема граждан управления делопроизводства.

10.7. В электронной базе данных ведется поиск предыдущих обращений, осуществляется связка с последним обращением гражданина.

10.8. Сведения о поступивших обращениях заносятся в электронную базу данных в системе электронного документооборота. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: адресат, источник поступления, вид документа, вид доставки, его исходящий номер и дата, тематика, дата регистрации, фамилия, инициалы автора, его адрес, социальное положение, льготная категория, электронный регистрационный номер документа. Обращение сканируется и прикрепляется к регистрационной карточке.

Обращения, поступившие в адрес Мэра города Казани и в Исполнительный комитет г. Казани в электронной форме, регистрируются в соответствующих электронных базах данных с присвоением порядкового номера в пределах календарного года.

10.9. Обращения, поступившие на татарском (иностранном) языке, направляются в системе электронного документооборота в общий отдел управления делопроизводства (комитет внешних связей и туризма) для перевода. Файлы с их переводами прикрепляются к первоисточникам.

10.10. Обращения граждан, а также поручения вышестоящих органов, письма предприятий, учреждений, организаций по вопросам рассмотрения обращений, адресованные в Исполнительный комитет, после регистрации в системе электронного документооборота направляются в отдел контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности для постановки на контроль. Обращение на бумажном носителе формируется в дело и в соответствии с его номером размещается в архиве.

10.11. Если обращение, адресованное Мэру города Казани, содержит вопросы, решение которых не входит в его компетенцию, в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в течение семи дней с даты регистрации оно направляется в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов. Автор обращения уведомляется об этом в письменной форме. В случаях, когда в обращении указан адрес электронной почты, уведомление направляется в форме электронного документа.

Уведомление с приложенным обращением на бумажном носителе передается на подпись начальнику Секретариата Мэра города Казани, как правило, в день регистрации обращения. После подписания и регистрации в Секретариате Мэра города Казани уведомление с приложенным обращением возвращается в отдел писем и приема граждан управления делопроизводства для конвертования и отправки автору.

Второй экземпляр уведомления сканируется и вместе с обращением направляется в системе электронного документооборота в отдел контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности. Далее обращение и второй экземпляр уведомления подшиваются в дело и архивируются.

Поручения вышестоящих органов, письма предприятий, учреждений, организаций по вопросам рассмотрения обращений, адресованные Мэру города Казани, после регистрации направляются в системе электронного документооборота на рассмотрение в Казанскую городскую Думу, Исполнительный комитет в соответствии с подведомственностью вопроса.

10.12. Порядок рассмотрения отдельных обращений (не содержащих фамилии, почтового адреса автора, а также текст которых не поддается прочтению и др.) определен в статье 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Обращения, в которых содержатся вопросы, требующие обязательного рассмотрения Мэром города Казани, Руководителем Исполнительного комитета, с проектом контрольного поручения направляются в их адрес в системе электронного документооборота отделом контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности.

10.13. Отдел контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности определяет ответственных исполнителей по рассмотрению обращения и устанавливает срок исполнения связанного с ним поручения.

Поручения Мэра города Казани, Руководителя Исполнительного комитета, его первых заместителей, заместителей, руководителя Аппарата Исполнительного комитета по обращениям направляются в системе электронного документооборота на исполнение в структурные подразделения Исполнительного комитета, на предприятия, в учреждения, организации, к компетенции которых относятся содержащиеся в них вопросы. Процедура постановки на контроль обращений осуществляется в соответствии с п. 13.1.2 настоящего Служебного регламента.

10.14. Смена исполнителя контрольных поручений по обращениям осуществляется отделом контроля за исполнением обращений граждан управления контроля муниципальной деятельности не позднее трех дней с даты формирования соответствующего поручения.

10.15. Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета:

- определяют порядок изучения вопросов, содержащихся в поступивших обращениях;

- требуют от исполнителей, которым поручено рассмотрение обращений, всесторонней проверки изложенных в них фактов и ответов на поставленные авторами обращений вопросы;

- контролируют выполнение поручений, принятие конкретных мер по решению изложенных авторами обращений проблем;

- организуют подготовку информации Руководителю Исполнительного комитета, его первым заместителям, заместителям, руководителю Аппарата Исполнительного комитета либо ответа автору обращения и вышестоящим органам, министерствам, ведомствам, предприятиям, учреждениям, организациям, направившим его в Исполнительный комитет, о результатах рассмотрения обращения;

- принимают решения о завершении работы по рассмотрению обращения, докладывают должностному лицу, выдавшему поручение, о результатах его рассмотрения.

10.16. Обращение, поступившее в Исполнительный комитет, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации. Должностное лицо, выдающее поручение по обращению, может установить иной (более короткий) срок исполнения.

При необходимости срок подготовки ответа может быть продлен должностным лицом, выдавшим поручение по обращению, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель обязан уведомить автора обращения и организацию, направившую данное обращение.

10.17. Если в обращении содержится вопрос, на который автору многократно давался письменный ответ, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства, первый заместитель, заместитель Руководителя Исполнительного комитета, руководитель Аппарата Исполнительного комитета, руководитель структурного подразделения Исполнительного комитета, рассматривающий данное обращение, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с его автором по соответствующему вопросу при условии, что письменные обращения адресовались в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. При этом автор обращения должен быть уведомлен об этом в письменной форме, в случаях, когда в обращении указан адрес электронной почты, - в форме электронного документа.

10.18. В соответствии с контрольным поручением исполнитель готовит ответ автору обращения или представляет информацию по соответствующему вопросу (на закрытие или продление срока контрольного поручения или регистрационной карточки) ответственному исполнителю или лицу, выдавшему поручение. При подготовке ответа автору обращения, вышеуказанной информации исполнитель определяет в системе электронного документооборота процедуру согласования (состав рецензентов, подписантов, регистратора) документа.

10.19. Ответ автору обращения готовится на гербовом бланке на языке обратившегося.

Порядок перевода проектов ответов авторам обращений на татарский и иностранные языки определен п. 12.4 настоящего Служебного регламента.

Если ответ на обращение готовится на татарском (иностранном) языке, в системе электронного документооборота к нему прикрепляются два файла: ответ на татарском (иностранном) языке и его перевод.

В ответе необходимо указать, от кого получено обращение и по какому вопросу, дать исчерпывающую информацию на поставленные в нем вопросы, а также сообщить о принятых мерах для их решения. Если отдельные приведенные в обращении факты не подтвердились, то следует указать на это. В ответах на письма вышестоящих органов, предприятий, учреждений, организаций по вопросам рассмотрения обращений необходимо ссылаться на их номер и дату.

Данные ответы готовятся в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003 и Типовой инструкции по подготовке и оформлению проектов документов в Исполнительном комитете.