(в ред. Постановления Правительства Калининградской области от 03.06.2020 N 358)
421. Прием и учет входящих документов в Правительстве осуществляются по заполняемым регистрационным карточкам в СЭДО.
422. При рассмотрении корреспонденции ответственный сотрудник за делопроизводство докладывает своему непосредственном руководителю о поступивших в структурное подразделение Правительства документах.
423. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в день их поступления. В первую очередь должны обрабатываться документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения или доставки.
424. Руководители структурного подразделения Правительства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей (как правило, в день поступления), контроль за качественным исполнением документов и их сохранность.
425. Ответственные за делопроизводство передают документы исполнителю согласно указанию по исполнению документа руководителя подразделения, с занесением указания по исполнению документа в регистрационную карточку в СЭДО.
Передача документов по принадлежности из одного подразделения в другое осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
426. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) вышестоящему руководству (Губернатору, заместителям Председателя Правительства) или руководителю структурного подразделения Правительства, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, вид доставки документа, передает документ на тиражирование (или осуществляет самостоятельно). На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
427. До передачи документов на отправку исполнитель обязан:
1) указать в регистрационной карточке в СЭДО связи со всеми документами, на которые есть ссылки в тексте письма;
2) приложить к исходящему письму подлинник документа, послужившего основанием для его подготовки;
3) на письме-ответе указать номер и дату документа, на который дается ответ;
проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);
4) на письмах, отправляемых в несколько адресов, отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма;