Действующий

Об утверждении Правил ведения делопроизводства в Администрации Губернатора Калужской области (с изменениями на 5 апреля 2023 года)



16.2. Формирование и оформление дел


16.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.


16.2.2. Дела формируются в подразделениях лицами, ответственными за ведение делопроизводства, при методической помощи управления делопроизводства.


(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 09.12.2011 N 454-ра)


16.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:


помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;


группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;


раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;


помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;


в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;


по объему дело не должно превышать 250 листов.


При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.


16.2.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.


Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.


Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельных документов, то их группируют в самостоятельные дела.