16.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 29.04.2022 N 107-ра)
Руководители подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2-х лет, а затем сдаются в архив.
(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 29.04.2022 N 107-ра)
16.3.2. Выдача дел подразделениям производится с разрешения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 09.12.2011 N 454-ра)
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области по актам (приложение N 9).
(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 09.12.2011 N 454-ра)
Изъятие документов из дел допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Губернатора Калужской области - руководителя администрации Губернатора Калужской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
(в ред. Распоряжения руководителя администрации Губернатора Калужской области от 09.12.2011 N 454-ра)