ПРАВИТЕЛЬСТВО КАМЧАТСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 15 февраля 2008 года N 21-РП

[ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАМЧАТСКОГО КРАЯ]

В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности в иных исполнительных органах государственной власти Камчатского края

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в иных исполнительных органах государственной власти Камчатского края (далее - Типовая инструкция) согласно приложению.

2. Установить, что иные исполнительные органы государственной власти Камчатского края (далее - исполнительные органы) организуют и ведут делопроизводство в соответствии с инструкциями по делопроизводству в исполнительных органах, разработанными на основе Типовой инструкции, а также на основе других нормативно-методических документов органов власти Российской Федерации и Камчатского края в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела.

Установить, что в Аппарате губернатора и Правительства Камчатского края организация и ведение делопроизводства осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией.

3. Руководителям исполнительных органов в срок до 20 марта 2008 года разработать и направить в Агентство по делам архивов Камчатского края для согласования с экспертно-проверочной методической комиссией проекты Инструкций по делопроизводству в исполнительных органах.

4. Контроль за выполнением настоящего Распоряжения возложить на начальника Главного контрольного управления губернатора и Правительства Камчатского края Третьякову И.А

Губернатор
Камчатского края
А.А.КУЗЬМИЦКИЙ

     




Приложение
к Распоряжению Правительства
Камчатского края
от 15.02.2008 N 21-РП

 ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КАМЧАТСКОГО КРАЯ

 1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству в иных исполнительных органах государственной власти Камчатского края (далее - Типовая инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), ГОСТом Р ИСО 15489-1-2007 "Управление документами. Общие требования", утвержденным Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 N 28-ст., Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27.01.2006 (регистрационный N 7418).

1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в иных исполнительных органах государственной власти Камчатского края за исключением Правительства Камчатского края (далее - исполнительные органы).

1.3. Положения Типовой инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида их носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Автоматизированные технологии обработки информации, применяемые в исполнительном органе, должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству в исполнительном органе (далее - Инструкция).

1.4. Порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения и информацию о персональных данных, до вступления в силу соответствующих федеральных нормативных правовых актов регулируется действующими отдельными нормативными правовыми актами Камчатского края, губернатора Камчатского края, губернатора Камчатской области,губернатора Корякского автономного округа.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях исполнительного органа осуществляются его структурным подразделением либо специалистами, на которых возложены функции документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ).

Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и объявлены в исполнительном органе с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами. Эта ответственность должна быть распределена между всеми сотрудниками исполнительного органа (в том числе: руководством исполнительного органа, руководителями его структурных подразделений, системными администраторами и другими лицами, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности) и отражена в должностных регламентах.

Ответственность в области управления документами должна включать следующие положения:

а) специалисты в области управления документами отвечают за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность документных систем и их эксплуатационных характеристик, а также за обучение пользователей управлению документами и применению документных систем в индивидуальной практической деятельности;

б) ответственность руководства заключается в поддержке применения политики управления документами в исполнительном органе;

в) системные администраторы отвечают за то, чтобы вся документация была точной, удобной для восприятия и доступной для персонала;

г) все сотрудники исполнительного органа ответственны за сохранение аутентичности, целостности, достоверности и пригодности для использования документов, отражающих их деятельность.

2. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Бланки документов

2.1.1. Документы исполнительного органа должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210x297 мм), А5 (148x210 мм).

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1-2 межстрочных интервала.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

- левое - 30 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.

2.1.2. В исполнительном органе применяются два варианта бланков - угловой и продольный, при этом:

- общий бланк, бланк служебного письма является угловым;

- бланк распорядительного документа - продольным.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным способом (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Конкретные виды и формы бланков, применяемых в исполнительном органе, определяется Инструкцией в соответствии с Типовой инструкцией и утверждаются руководителем исполнительного органа.

2.1.3. Использование бланков, не утвержденных Инструкцией, не допускается. Предложения о введении в обращение новых бланков вносятся руководителем службы ДОУ исполнительного органа или специалистом, отвечающим за ДОУ в исполнительном органе, вместе с образцами предлагаемых бланков.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в исполнительных органах

При подготовке организационно-распорядительных документов работники исполнительных органов оформляют реквизиты документов с учетом требований ГОСТа Р 6.30-2003 и Типовой инструкцией.

При подготовке документов оформляются следующие реквизиты:

2.2.1. Код исполнительного органа

Код исполнительного органа проставляют по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ), а также по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.2. Основной государственный регистрационный номер юридического лица

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) исполнительного органа проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика Идентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет (ИНК/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами).

Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1, 2.2.2, 2.2.3, указывают по усмотрению исполнительного органа, с использованием шрифтов размером N 10.

2.2.4. Наименование исполнительного органа

Наименование исполнительного органа указывается в соответствии с наименованием, указанным в положении об этом исполнительном органе, полужирным шрифтом размером N 14 прописными буквами, центрованным способом относительно самой длинной строки.

При наличии установленного положением сокращенного наименования исполнительного органа его указывают ниже полного наименования в скобках шрифтом размером N 12 строчными буквами, центрованным способом относительно самой длинной строки.

2.2.5. Справочные данные об исполнительном органе

Справочные данные об исполнительном органе включают почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телексов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению исполнительного органа, с использованием шрифтов размером N 10 центрованным способом относительно самой длинной строки.

2.2.6. Наименование вида документа

Наименование вида организационно-распорядительного документа (приказ, распоряжение, постановление), создаваемого исполнительным органом, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Постановлением губернатора Камчатского края от 28.12.2007 N 355 "О порядке подготовки проектов правовых актов губернатора Камчатского края, Правительства Камчатского края и иных исполнительных органов государственной власти Камчатского края".

2.2.7. Дата документа

Дата документа - реквизит, содержащий указание на время создания и (или) подписания, утверждения, принятия решения.

На документе проставляются также даты поступления, резолюции, согласования. Правила оформления дат во всех случаях аналогичны.

Дату документа проставляет должностное лицо, подписывающее либо утверждающее его, непосредственно при подписании. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально, датой является дата принятия решения.

Датой распорядительного документа, служебного письма является дата его подписания. Датой утверждаемого документа - дата его утверждения.

Документы, изданные совместно двумя или более исполнительными органами, должны иметь единую дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 05.07.2006.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 09 марта 2007 года.

2.2.8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав входит порядковый номер, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией об авторе документа, исполнителе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более юридическими лицами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из юридических лиц, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату полученного документа, на который был дан ответ. Оформление этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты полученного документа в тексте документа-ответа.

2.2.10. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование исполнительного органа" и "Справочные данные об исполнительном органе". Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления и применения только общепринятых сокращений.

2.2.11. Адресат

Адресат рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда.

Документ адресуется организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования указывают в именительном падеже. Печатается центированным или флаговым способом с использованием шрифтов размером N 14.