5.1. Исполнительный орган государственной власти:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию со специально уполномоченным исполнительным органом государственной власти Республики Саха (Якутия) в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;
в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых исполнительным органом государственной власти.
5.2. Формирование документального фонда исполнительного органа государственной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив исполнительного органа государственной власти.
5.3. Номенклатура дел исполнительного органа государственной власти:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти руководителем исполнительного органа государственной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) специально уполномоченного исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия) в области архивного дела;
г) в случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти подлежит согласованию с ЭПК специально уполномоченного исполнительного органа государственной власти Республики Саха (Якутия) в области архивного дела.
5.4. Наименованиями разделов номенклатуры дел исполнительного органа государственной власти являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти.
5.5. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.6. Дела со дня их формирования до передачи в архив исполнительного органа государственной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
5.7. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем исполнительного органа государственной власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, за исключением информации, доступ к которой ограничен согласно законодательству Российской Федерации и Республики Саха (Якутия).
5.8. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
5.9. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив исполнительного органа государственной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив исполнительного органа государственной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив исполнительного органа государственной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
5.10. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
5.11. Составление номенклатуры дел и описей дел, формирование и оформление дел, а также уничтожение дел временного срока хранения осуществляется согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.
Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в исполнительном органе государственной власти определяется специально уполномоченным исполнительным органом государственной власти Республики Саха (Якутия) в области архивного дела.