5.1. Состав документов, создание, хранение, использование которых в системе "Дело" осуществляется в форме электронных документов:
документы, для которых установлен временный срок хранения: проекты распорядительных, организационных и иных документов; проекты нормативных правовых актов; плановые, отчетные документы, подлежащие обобщению; документы по кадровой работе, содержащие персональные данные; информационные документы; справочные документы; документы по оперативным вопросам, в том числе переписка между участниками; внутренняя переписка участников; документы по регистрации, учету и контролю и другие;
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 30.03.2023 N 224)
документы постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения создаются и хранятся как в форме электронных документов, так и на бумажном носителе;
документы, ведение которых в электронной форме предусмотрено федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, вне зависимости от сроков хранения.
5.2. Состав электронных документов, создаваемых участником, устанавливается перечнем документов согласно приложению к настоящему Положению и учитывается в номенклатуре дел участников с указанием, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".
Состав электронных документов может быть изменен участником по согласованию с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области (далее - комитет).
Номенклатура дел участника с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, после согласования с экспертно-проверочной комиссией комитета (далее - ЭПК) представляется министерству. Участники - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет (в случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению) согласовывают номенклатуру дел с экспертной комиссией (далее - ЭК) участника и представляют ее на согласование ЭПК. Участники, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру самостоятельно.
5.3. При необходимости использования информации электронного документа для внутреннего бумажного документооборота участником допускается создание бумажных копий электронного документа. Порядок создания и заверения бумажных копий электронных документов определяется инструкциями по делопроизводству участников.
5.4. Документы участников, не вошедшие в перечни электронных документов, создаются в виде электронных копий документов. Их передача между участниками системы "Дело", рассмотрение и обработка осуществляются аналогично электронным документам.
5.5. Документы и сообщения, отправляемые и поступающие по системе МЭДО от федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, направляются участникам в электронной форме с использованием системы "Дело".
(в ред. распоряжения Правительства Ростовской области от 08.09.2022 N 690)