3.1. Предоставление услуги включает в себя административную процедуру:
1) прием заявки (запроса);
2) блок-схема представлена в приложении N 2.
3.2. Основанием для начала административной процедуры "Прием заявки (запроса)" является получение архивом в электронной форме заявок (запросов), указанных в п. 14 настоящего Административного регламента через Единый портал и (или) Портал Республики Саха (Якутия).
3.3. Ответственным за исполнение данного административного действия является структурное подразделение архива, ответственное за предоставление государственной услуги.
3.4. Предоставление государственных услуг с использованием Единого портала либо Портала Республики Саха (Якутия) осуществляется в отношении заявителей, прошедших процедуру регистрации и авторизации с использованием предусмотренной Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июня 2011 года N 451 федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".
Порядок регистрации и авторизации заявителя на Едином портале либо на Портале Республики Саха (Якутия) устанавливается оператором Единого портала или Портала Республики Саха (Якутия).
3.5. Для проведения мониторинга предоставления государственной услуги заявитель обращается на Единый портал либо на Портал Республики Саха (Якутия).
3.6. Заявка (запрос), переданная через Единый портал либо Портал Республики Саха (Якутия), распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ней ведется в установленном порядке.
3.7. Должностное лицо, ответственное за регистрацию запросов, принимает запрос, выполняя при этом следующие действия:
регистрирует запрос в электронной базе данных "Учет обращений граждан и организаций";
передает зарегистрированные запросы директору архива или его заместителю для визирования;
после получения визы директора архива передает зарегистрированный запрос специалисту, ответственному за предоставление услуги.
3.8. Исполнение запросов осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникации Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
Ответ на заявку (запрос) направляется архивом по почте простым письмом или передается при личном обращении по выбору заявителя.
Предоставление архивных справок, выписок и копий в электронной форме не предоставляется.
3.9. Критерием принятия решения о приеме запроса является наличие запроса.
3.10. Максимальный срок выполнения процедуры по приему запроса - в течение двух рабочих дней, в котором поступил запрос в структурное подразделение архива, ответственное за предоставление государственной услуги.
3.11. Результатом выполнения административной процедуры по приему заявки (запроса) является:
а) прием, регистрация заявок (запросов) заявителей для подготовки и выдачи заявителю архивных справок, выписок и копий и уведомление заявителя о получении обращения;
б) прием, регистрация заявок (запросов) заявителей и уведомление заявителей об отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения заявки (запроса), об отсутствии в архивных документах запрашиваемой информации и рекомендации по дальнейшему поиску;
в) прием, регистрация заявок (запросов) заявителей и уведомление заявителя о направлении соответствующей заявки (запроса) на исполнение по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы при наличии у них документов.
3.12. Способ фиксации результата административной процедуры по приему запроса, в том числе в электронной форме, - регистрация запроса в структурном подразделении архива, ответственном за прием документов.
3.13. При предоставлении государственной услуги отсутствует межведомственное (межуровневое) взаимодействие.