ПРАВИТЕЛЬСТВО РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 14 декабря 2011 года N 1325-р


О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ), УТВЕРЖДЕННЫЕ РАСПОРЯЖЕНИЕМ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) ОТ 28 ФЕВРАЛЯ 2010 Г. N 143-Р

____________________________________________________________________

Утратил силу на основании постановления Правительства Республики Саха (Якутия) от 08.07.2022 N 406.

____________________________________________________________________

В соответствии со статьей 11 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации" (в ред. от 27.07.2010 N 227-ФЗ, от 06.04.2011 N 65-ФЗ с изм. от 21.07.2011 N 252-ФЗ), Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (в ред. от 01.07.2011 N 169-ФЗ), постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", постановлением Правительства Республики Саха (Якутия) от 1 ноября 2011 года N 547 "О внесении изменений в Правила делопроизводства в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия)":

1. Внести прилагаемые изменения в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в органах исполнительной власти Республики Саха (Якутия), утвержденные распоряжением Правительства Республики Саха (Якутия) от 28 февраля 2010 года N 143-р, согласно приложению к настоящему распоряжению.

2. Органам исполнительной власти Республики Саха (Якутия) до 7 марта 2012 года внести изменения в индивидуальные (отраслевые) инструкции по делопроизводству.

3. Опубликовать настоящее распоряжение в официальных средствах массовой информации Республики Саха (Якутия).

4. Контроль исполнения настоящего распоряжения возложить на Руководителя Администрации Президента и Правительства Республики Саха (Якутия) Ефимова В.П.

Председатель Правительства
Республики Саха (Якутия)
Г.ДАНЧИКОВА

Приложение
к распоряжению Правительства
Республики Саха (Якутия)
от 14 декабря 2011 года N 1325-р

ИЗМЕНЕНИЯ, ВНОСИМЫЕ В МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАЗРАБОТКЕ ИНСТРУКЦИЙ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ)

1. Подпункт 3.2 дополнить абзацами следующего содержания:

"электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

система электронного документооборота - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы.

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.".

2. В подпункте 3.3.1:

а) дополнить подпункт вторым абзацем следующего содержания:

"При подготовке документов в органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов.";

б) абзац седьмой изложить в следующей редакции:

"Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) утверждаются руководителем этого органа исполнительной власти.";

в) последнем абзаце подпункта цифру "25" заменить цифрой "20", цифру "15" заменить цифрой "10".

3. В абзаце третьем в части, начинающейся словами "Для бланка письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия)):" подпункта 3.3.1,

в подпункте "в" подпункта 3.3.2,

в предложении "должность лица, подписавшего документ" в абзаце третьем части, начинающейся словами "В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:" подпункта 3.3.5.5,

в приложении N 4 к п. 3.3.2 в наименовании реквизита "Наименование должности лица, подписавшего документ" и в первом абзаце указанного реквизита:

слова ", подписавшего документ" заменить словами "- автора документа".

4. В части "л" подпункта 3.3.2,

в наименовании реквизита "Наименование документа" и в первом абзаце названного реквизита в приложении N 4 к п. 3.3.2:

слова "Наименование документа" заменить словами "Наименование либо аннотация документа".

5. В абзаце  восьмом в части, начинающейся словами "В Инструкции по делопроизводству устанавливается, что при оформлении служебных писем используются реквизиты:", подпункта 3.3.5.5,

в абзаце восьмом части, начинающейся словами "В Инструкции по делопроизводству отмечается, что:", подпункта 3.3.5.6:

слова "наименование документа (заголовок к тексту);" заменить словами "наименование либо аннотация документа;".

6. Часть 3.3.2 дополнить подпунктом "щ" следующего содержания:

"щ) отметка о поступлении документа.".

7. В подпункте 3.4.4 в части, начинающейся словами "В инструкции по делопроизводству должно быть отмечено:", включить 4-м и 5-м абзацы следующего содержания:

"обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти в соответствии с регламентом по работе с обращениями граждан, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти;

регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.".

8. Раздел 3.6 изложить в следующей редакции:

"3.6. Особенности работы с электронными документами в органе исполнительной власти

В Инструкции по делопроизводству устанавливаются порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения межведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Саха (Якутия).

При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) - автора документа в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

Порядок использования электронной подписи определяет Правительство Республики Саха (Якутия) согласно порядку, устанавливаемому Правительством Российской Федерации.

При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) по согласованию с ЭПК Департамента по архивному делу Республики Саха (Якутия).

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Система электронного документооборота органа исполнительной власти должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.

Прием и отправка электронных документов осуществляются самими исполнителями и для регистрации службой делопроизводства органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия).

В органе исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Документы, создаваемые в органе исполнительной власти Республики Саха (Якутия) и (или) поступившие в орган исполнительной власти Республики Саха (Якутия) на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его верификации (сравнения электронного образа документа с подлинником документа).

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия), отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены сведения: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), код классификации, отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия) в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.

При загрузке электронного сообщения в систему электронного документооборота органа исполнительной власти реквизиты, содержащиеся в соответствующем XML-файле электронного сообщения, могут использоваться для заполнения полей регистрационно-контрольной карточки поступившего документа в электронной форме.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти Республики Саха (Якутия). Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.