10.2.1. Под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе за возможным исключением графических реквизитов оформления бланка (для документов на бланке) и прохождения документов (печать, штамп и т.д.), а также рукописных реквизитов (подпись, дата, виза и т.д.).
10.2.2. Электронная копия может содержать текст, табличные данные, графические изображения и др. как в составе одного файла, так и разнесенные по отдельным файлам разного формата.
Текст сохраняется в текстовых файлах (проекты) или в защищенном от изменений виде формата PDF (подписанные документы).
Табличные данные могут сохраняться как в текстовом редакторе, так и в табличном редакторе отечественного производства.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15.03.2022 N 251-П)
Графические изображения сохраняются в файлах формата JPG, BMP или TIFF.
По согласованию с получателем электронной копии возможно использование иных форматов передаваемых файлов.
10.2.3. Передача электронных копий осуществляется как на сменных носителях (флеш-накопители, внешние жесткие диски и др.), так и средствами электронной почты или РСЭД. Обеспечение соответствия оригиналу, гарантии получения и возможности идентичного воспроизведения электронной копии получателем возлагается на отправителя.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15.03.2022 N 251-П)
Наименование файла не должно содержать точек, кроме разделяющей собственно имя и расширение имени файла, а также символы "\", "/", ":", "*", "?", "<", ">", "|" и кавычки.
Передаваемые файлы должны пройти антивирусную обработку. В случае обнаружения получателем факта заражения файлы подлежат уничтожению.
В случае наличия в файле выполняемого программного кода (макросы), необходимого для выполнения действий, предусмотренных автором, получатель должен быть об этом извещен. Ответственность за последствия действия этого кода возлагается на отправителя.
При значительных объемах передаваемых электронных материалов необходимо осуществлять сжатие исходных файлов как по отдельности, так и в составе пакета в формате ZIP или совместимом с ним.
(в ред. постановления Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа от 15.03.2022 N 251-П)