АДМИНИСТРАЦИЯ ПРИМОРСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 9 ноября 2016 года N 519-па


О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ В ПОСТАНОВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ ОТ 28 ИЮНЯ 2013 ГОДА N 258-ПА "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ, ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ, АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА ПРИМОРСКОГО КРАЯ И АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ПРИМОРСКОГО КРАЯ"

____________________________________________________________________
Утратил силу с 1 января 2020 года на основании Постановления Администрации Приморского края от 30.12.2019 N 941-па.
____________________________________________________________________

На основании Устава Приморского края Администрация Приморского края постановляет:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края, утвержденную постановлением Администрации Приморского края от 28 июня 2013 года N 258-па "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Приморского края, органах исполнительной власти Приморского края, аппарате Губернатора Приморского края и аппарате Администрации Приморского края (в редакции постановлений Администрации Приморского края от 14 февраля 2014 года N 43-па; от 6 апреля 2015 года N 102-па; от 2 декабря 2015 года N 462-па; от 6 июня 2016 года N 253-па) (далее - Инструкция по делопроизводству), следующие изменения:

     1.1. Заменить в пункте 1.1 Инструкции по делопроизводству слова "ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" словами "ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

1.2. Дополнить раздел 2.7 Инструкции по делопроизводству пунктом 2.7.3 следующего содержания:

"2.7.3. Подписанный Губернатором Приморского края закон Приморского края направляется в Законодательное Собрание Приморского края полномочным представителем Губернатора Приморского края в Законодательном Собрании Приморского края для присвоения ему порядкового номера.";

1.3. Заменить в пункте 2.8.5 Инструкции по делопроизводству слова "в системе электронного документооборота (далее - СЭД)" словами "в государственной информационной системе Приморского края "Региональная система межведомственного электронного документооборота" (далее - РСМЭД)";

1.4. Заменить по тексту Инструкции по делопроизводству слова "СЭД" словами "РСМЭД";

1.5. Исключить абзац пятый пункта 2.8.9 Инструкции по делопроизводству;

1.6. Изложить раздел 2.9.3 Инструкции по делопроизводству в следующей редакции:

"2.9.3. Протокол

2.9.3.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. органов, совещаниях (далее - совещания).

2.9.3.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Срок оформления протокола и направления его на согласование в РСМЭД составляет до трех рабочих дней со дня проведения совещания.

Ответственность за подготовку проектов протоколов совещаний, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители государственных органов, подразделений, ответственных за их проведение.

2.9.3.3. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

2.9.3.4. Текст полного протокола (приложение N 31), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются с абзаца и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

2.9.3.5. Текст краткого протокола (приложение N 32) также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместители директора

департамента здравоохранения

Приморского края

И.О. Фамилия
И.О. Фамилия

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" и ("Об"), печатается по центру размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.9.3.6. Протокол подписывается председателем (председательствующим) и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

2.9.3.7. Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 шрифтом размером N 14.

2.9.3.8. Протокол имеет следующие реквизиты:

вид документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается на 2 см ниже от границы верхнего поля прописными буквами, вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру;

вид совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом, печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами, может включать буквенные индексы.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, экспертных советов и др. органов.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов государственных органов, подразделений, принимавших участие в заседании;

место проведения совещания указывается и выравнивается по центру на одной линии с датой и номером;

основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала;

подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на совещании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Подпись секретаря включает его личную подпись и расшифровку подписи, оформляется через два одинарных межстрочных интервала от предыдущего реквизита.

Краткий протокол подписывается только председателем.

Протокол заседания коллегиального органа, государственного органа подписывается председателем и секретарем.

2.9.3.9. Организационно-техническое обеспечение совещаний, проводимых с участием Губернатора Приморского края, возлагается на протокольный отдел (службу протокола Губернатора Приморского края) (далее - служба протокола) департамента организационной работы аппарата Администрации Приморского края, а проводимых с участием первых вице-губернаторов Приморского края, вице-губернаторов Приморского края - на их помощников и соответствующие курируемые ими государственные органы, подразделения.

Служба протокола контролирует своевременное представление ответственным государственным органом, подразделением проектов протоколов совещаний, проводимых Губернатором Приморского края, в том числе по итогам его рабочих поездок в муниципальные образования, организации, а также фиксирует все поручения Губернатора Приморского края, данные им в рабочих поездках, для подготовки и оформления проектов перечней поручений Губернатора Приморского края.

В случае поручения Губернатора Приморского края службе протокола о проведении совещания под руководством Губернатора Приморского края государственный орган, подразделение, ответственный за подготовку вопроса к совещанию у Губернатора Приморского края, не позднее, чем за три рабочих дня до соответствующего совещания, представляет в службу протокола в РСМЭД документы и материалы для согласования даты проведения совещания у Губернатора Приморского края, в том числе:

информацию (доклад) по вопросу к совещанию у Губернатора Приморского края с приложением справок, пояснений и других необходимых документов;

проект решения Губернатора Приморского края;

предложения по составу лиц, приглашаемых на совещание у Губернатора Приморского края (представители территориальных органов федеральных государственных органов, государственных органов Приморского края, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений, научных организаций, общественных объединений, других органов и организаций).

2.9.3.10. Протокол совещания составляется гражданским служащим государственного органа, подразделения, ответственного за его проведение. Подготовка протокола заседания (совещания) коллегиального органа, записи во время заседания, сбор материалов возлагаются на его секретаря.

Организация записи хода совещания на аудиозаписывающих устройствах (диктофон) и печатание возлагается на гражданских служащих государственных органов, подразделений, ответственных за его проведение. В ходе такого совещания председательствующий должен ясно и четко называть должность, фамилию, имя и отчество выступающего.

Проект протокола за подписью Губернатора Приморского края создается в РСМЭД в блоке "Организационно-распорядительный документ". Согласование проектов протоколов осуществляется параллельно в следующем порядке:

руководитель государственного органа, подразделения, ответственного за проведение совещания (далее - исполнитель);

руководители государственных органов, подразделений - ответственные исполнители поручений Губернатора Приморского края (далее - ответственные исполнители поручений);

начальник отдела распорядительных документов административного департамента;

директор административного департамента.

Административный департамент проверяет качество подготовки проектов протоколов. В случае наличия замечаний проект протокола возвращается исполнителю на доработку. После внесения исполнителем необходимых изменений проект протокола оформляется в РСМЭД в качестве новой версии документа и повторно направляется всем согласователям, участвовавшим в рассмотрении предшествующей версии данного проекта протокола;

помощник курирующего исполнителя первого вице-губернатора Приморского края, вице-губернатора Приморского края;

курирующий исполнителя первый вице-губернатор Приморского края, вице-губернатор Приморского края;

помощники первого вице-губернатора Приморского края, вице-губернаторов Приморского края, курирующих ответственных исполнителей поручений;

первый вице-губернатор Приморского края, вице-губернаторы Приморского края, курирующие ответственных исполнителей поручений.

Далее последовательно - помощник Губернатора Приморского края, Губернатор Приморского края.

Проект протокола должен быть представлен на предварительное согласование и подписание Губернатору Приморского края в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня начала процедуры его согласования в РСМЭД.

2.9.3.11. К протоколу совещания прилагается указатель рассылки, подписанный руководителем государственного органа, подразделения, ответственного за подготовку совещания.

Рассылка копий протоколов совещаний у Губернатора Приморского края обеспечивается государственным органом, подразделением, ответственным за подготовку такого совещания.

2.9.3.12. После подписания в РСМЭД Губернатором Приморского края протокола без замечаний (без корректировок) государственный орган, подразделение, ответственный за подготовку такого совещания, выводит протокол и лист согласования на бумажный носитель и передает в контрольный отдел административного департамента. Контрольный отдел заверяет его штампом (приложение N 45) в целях установления его идентичности подписанному электронной подписью Губернатора Приморского края, сканирует, регистрирует в РСМЭД подписанный электронной подписью Губернатора Приморского края протокол и направляет по РСМЭД ответственным исполнителям и исполнителю для отправки копии протокола иным заинтересованным лицам.

Если в подписанном в РСМЭД Губернатором Приморского края протоколе имеются его замечания (корректировки), государственный орган, подразделение, ответственный за подготовку проекта протокола, вносит соответствующие изменения в проект протокола, выводит на бумажный носитель откорректированный проект протокола, подписанный лист электронного согласования, проект протокола с замечаниями (корректировками) Губернатора Приморского края, прикладывает подписанную собственноручно руководителем государственного органа, подразделения, ответственного за подготовку проекта протокола, на бумажном носителе служебную записку о том, что изменения (корректировки) Губернатора Приморского края в проект протокола внесены, после чего данный пакет документов через помощника передается Губернатору Приморского края для собственноручного подписания.