55. Основанием для начала данной административной процедуры является поступление в отдел обработки и комплектования документов заявления и документов, указанных в пункте 27 Административного регламента (далее - заявление на предоставление услуги).
(в ред. Приказа Службы записи актов гражданского состояния Иркутской области от 19.12.2016 N 17-спр)
56. Для получения государственной услуги заявитель подает в отдел обработки и комплектования документов заявление с приложением документов одним из следующих способов:
а) путем личного обращения;
б) через организации почтовой связи или курьерской службой доставки.
57. Прием и регистрацию заявления и документов осуществляет специалист отдела обработки и комплектования документов, уполномоченный принимать документы (далее - специалист, уполномоченный принимать документы).
58. Специалист, уполномоченный принимать документы, при поступлении заявления с прилагаемыми документами устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 27 Административного регламента.
(в ред. Приказа Службы записи актов гражданского состояния Иркутской области от 19.12.2016 N 17-спр)
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты на каждый документ.
59. В случае установления оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 27 Административного регламента, начальник отдела обработки и комплектования документов в течение 1 рабочего дня готовит и направляет письменное уведомление заявителю, обратившемуся за получением государственной услуги через организацию почтовой связи или курьерской службой доставки, в котором указываются установленные основания, препятствующие приему документов, в том числе разъясняются способы устранения указанных обстоятельств (если такие обстоятельства устранимы), а также порядок обжалования принятого решения. Вместе с уведомлением об отказе в приеме документов заявителю направляются представленные им документы.
(п. 59 в ред. Приказа Службы записи актов гражданского состояния Иркутской области от 19.12.2016 N 17-спр)
60. Заявителю, обратившемуся лично, специалист, уполномоченный принимать документы, либо начальник отдела обработки и комплектования документов дают разъяснения оснований для отказа в приеме документов в устной форме.
Максимальный срок выполнения административного действия составляет 3 минуты.
(п. 60 введен Приказом Службы записи актов гражданского состояния Иркутской области от 19.12.2016 N 17-спр)
61. По письменному требованию обратившегося лично заявителя начальник отдела обработки и комплектования документов в течение 1 рабочего дня готовит и подписывает предусмотренное пунктом 59 Административного регламента уведомление об отказе в приеме документов (в письменном требовании заявитель указывает способ получения им такого уведомления - на руки или почтовой связью). В случае направления указанного уведомления почтовой связью его отправка заявителю осуществляется в срок, не превышающий 3 рабочих дней.
(п. 61 в ред. Приказа Службы записи актов гражданского состояния Иркутской области от 19.12.2016 N 17-спр)
62. Начальник отдела обработки и комплектования документов либо специалист, уполномоченный принимать документы, выдает уведомление об отказе в приеме документов с приложением представленных документов заявителю на руки или направляет его исходящей корреспонденцией заявителю.
63. Срок подготовки уведомления заявителю об отказе в приеме документов не должен превышать 1 рабочего дня со дня представления пакета документов.
64. В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных пунктом 27 Административного регламента, специалист, уполномоченный принимать документы, вносит в журнал учета входящих документов для проставления апостиля запись о приеме документов на предоставление услуги, которая содержит:
(в ред. Приказа Службы записи актов гражданского состояния Иркутской области от 19.12.2016 N 17-спр)
1) порядковый номер записи;
2) дату приема заявления;
3) данные о заявителе (фамилию и инициалы физического лица, реквизиты документа, удостоверяющего личность, контактный телефон);
4) наименование и реквизиты заявления и прилагаемых к нему документов;
5) название государства предъявления официальных документов;
6) фамилию и инициалы специалиста, принявшего официальные документы.
При поступлении заявления на предоставление услуги почтовой связью или курьерской службой доставки специалист, уполномоченный принимать документы, делает отметку в графе 1 журнала о поступлении официальных документов почтовой связью или курьерской службой доставки. В графы 3, 4 и 5 журнала специалистом, уполномоченным принимать документы, вносятся сведения в соответствии с письменным запросом заявителя.
Также допускается ведение в электронном виде журнала учета входящих документов для проставления апостиля, в том числе с использованием автоматизированных информационных систем.