ТУЛЬСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
1-го созыва
26-ое заседание

РЕШЕНИЕ

от 25 ноября 1999 года N 26/456

О ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В ТУЛЬСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

(в редакции решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

В целях организации и упорядочения контроля за исполнением документов в Тульской городской Думе, Тульская городская Дума решила:

1. Утвердить Положение об организации контроля за исполнением документов в Тульской городской Думе (приложение).

2. Контроль за исполнением настоящего решения возложить на председателя Тульской городской Думы Самылина О.К. и руководителя аппарата Гладнева О.Н.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

3. Решение вступает в силу со дня его подписания.

Глава города Тулы -
председатель Тульской
городской Думы
С.И.КАЗАКОВ

Приложение
к решению Тульской
городской Думы
от 25.11.99 N 26/456

ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В ТУЛЬСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ

 1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет порядок контроля за исполнением документов в Тульской городской Думе (далее Дума).

1.2. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного решения вопросов, содержащихся в документах.

1.3. Общее руководство работой по организации контроля в Думе осуществляют председатель городской Думы, его заместитель, которые в пределах своих полномочий принимают решение о постановке документов на контроль и снятии их с контроля, назначают исполнителей, определяют и изменяют в случае необходимости, сроки исполнения документов.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

1.4. Постановке на контроль в Думе подлежат:

- законодательные акты, нормативно-распорядительные документы органов государственной власти РФ, субъекта Федерации;

- решения Думы, распоряжения председателя Думы;

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

- обращения граждан в адрес Думы;

- служебная переписка, другие документы с резолюциями председателя городской Думы и его заместителя, в которых сформулированы поручения, указаны сроки и конкретные исполнители.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

1.5. Контроль за прохождением и исполнением включает ряд последовательно осуществляемых процедур:

постановку документа на контроль; своевременное доведение документа до исполнителя; промежуточный контроль исполнения; напоминание (предупреждение за 5 дней об истечении срока исполнения); принятие мер для своевременного и качественного выполнения; учет и обобщение результатов контроля исполнения; информирование руководителя, снятие исполненных документов с контроля.

1.6. Осуществляют контроль за сроками исполнения:

- нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов власти, решений Думы, распоряжений председателя Думы, поручений руководителей Думы по служебным документам, поручений из протоколов заседаний Думы - отдел делопроизводства аппарата Думы;

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

- обращений граждан в адрес Думы - отдел делопроизводства и секретариат руководства Думы.

1.7. Осуществляют контроль по существу вопроса и за полнотой его исполнения:

- нормативно-распорядительных документов вышестоящих органов власти, решений Думы, распоряжений председателя Думы, поручений руководителей Думы по служебным документам, поручений из протоколов заседаний Думы - председатели постоянных комиссий, депутаты, специалисты отдела по работе с комиссиями и депутатами;

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

- обращений граждан в адрес Думы - исполнители по резолюции руководителей Думы, секретариат руководства.

1.8. Соблюдение порядка контроля, предусмотренного настоящим Положением, обязательно для всех депутатов и работников аппарата Думы.

 2. Порядок контроля нормативных и распорядительных документов

2.1. Постановке на контроль подлежат нормативно-распорядительные документы, содержащие прямые поручения исполнителям.

2.2. В тексте контрольного документа указываются наименование постоянной комиссии или подразделения, ответственного за контроль исполнения, фамилия исполнителя, срок исполнения поручения.

Если в документе конкретный срок исполнения не указан, при постановке на контроль устанавливается 30-дневный срок исполнения поручения.

Если в документе есть указание на конкретную дату, срок устанавливается с ее учетом.

По документу, имеющему длительный срок исполнения, руководитель Думы, его заместитель устанавливают периодичность промежуточного контроля.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

2.3. В отделе делопроизводства работник, ответственный за контрольную работу, оформляет постановку документа на контроль, распечатывает необходимое количество экземпляров учетно-контрольной карточки с указанием краткого содержания поручения, исполнителей и сроков исполнения (приложение к Положению).

2.4. Копия контрольного документа и один экземпляр учетно-контрольной карточки направляется исполнителю в трехдневный срок после постановки документа на контроль, второй экземпляр остается в отделе делопроизводства у работника, осуществляющего контроль за сроками исполнения документа.

По усмотрению исполнителей, осуществляющих контроль за исполнением документов, учетно-контрольные карточки находятся в картотеке у специалистов отдела по работе с комиссиями и депутатами. В соответствии с распределением обязанностей специалисты обеспечивают необходимые условия постоянным комиссиям для выполнения ими контрольной работы:

- по поручению постоянных комиссий участвуют в составлении материалов о выполнении документов;

- участвуют в подготовке соответствующих проектов решений на снятие их с контроля или продление сроков исполнения;

- несут ответственность за своевременное и полное формирование папок контроля;

- ежемесячно (до 5 числа) информируют исполнителей, руководителя аппарата и руководство Думы о ходе исполнения документов. Если 5-е число приходится на нерабочий день, то считается следующий за ним рабочий день.

Контрольные дела хранятся у специалистов отдела по работе с комиссиями и депутатами и должны содержать:

- копию документа, поставленного на контроль;

- учетно-контрольную карточку;

- документы, отражающие ход контроля;

- итоговую справку (информацию), подписанную исполнителем, на которого возложен контроль.

2.5. Постоянные комиссии, депутаты и работники аппарата, на которых возложена ответственность за выполнение документа, организуют контроль за его качественным и своевременным исполнением, для чего:

- запрашивают информации, справки и иные необходимые материалы по контролируемому вопросу;

- осуществляют проверки фактического состояния решения вопроса, исполнения документа;

- на заседаниях постоянных комиссий по контролируемому вопросу заслушивают доклады и сообщения соответствующих должностных лиц городских служб, структурных подразделений Управы города, заместителей Главы города, аппарата Думы;

- при необходимости готовят депутатские слушания;

- в порядке, установленном Регламентом Думы, вносят предложения о рассмотрении вопроса на заседании Думы;

- за подписью исполнителя представляют на имя председателя Думы, его заместителя информацию об исполнении контрольных документов для принятия соответствующего решения.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

2.6. Работник отдела делопроизводства, ответственный за контроль, за 5 дней до истечения срока исполнения контролируемого документа, передает напоминание исполнителю.

2.7. Снятие с контроля решения Думы, распоряжения председателя Думы осуществляется по представлению председателя Думы либо его заместителя соответственно решением, распоряжением в установленном порядке. Документ считается исполненным и снимается с контроля после подтверждения его исполнения ответственным за контроль лицом.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

2.8. Срок исполнения, указанный в решении Думы, может быть продлен решением Думы, принятым на основании документов, внесенных исполнителем в установленном Регламентом Думы порядке.

Срок исполнения, указанный в распоряжении, может быть продлен резолюцией председателя Думы на основании мотивированной просьбы исполнителя.

(в ред. решения Тульской городской Думы от 28.01.2004 N 36/686)

2.9. Решение о продлении сроков контроля или снятия документа с контроля регистрируется в отделе делопроизводства, отмечается соответственно либо новый срок, либо дата его исполнения, указывается контрольное дело, в которое подшит документ и при необходимости итоговая справка.

2.10. В случае назначения нескольких исполнителей документа или поручения ответственным считается исполнитель, чья фамилия указана первой. Соисполнители должны дать свои предложения, замечания ответственному исполнителю и завизировать итоговый документ. Исполнитель несет персональную ответственность за подготовку документа в полном объеме и в установленные сроки.

 3. Порядок контроля исполнения служебных документов, обращений граждан

3.1. Входящие служебные документы, обращения граждан в адрес Думы при регистрации в отделе делопроизводства автоматически ставятся на контроль, который осуществляется с помощью контрольных карточек. На документе делается отметка "контроль".

3.2. Срок исполнения служебных документов - 30 дней, если иное не указано в тексте документа или резолюции руководителя. Если срок исполнения указан в тексте документа, он фиксируется и при регистрации ссылка на него обязательна. Для рассмотрения протеста прокурора устанавливается контрольный срок - ближайшее заседание Думы.

3.3. На каждый служебный документ, обращение граждан в адрес Думы при их регистрации распечатывается учетно-контрольная карточка в 2-х экз., одна из которых хранится в отделе делопроизводства, другая передается исполнителю с документом и резолюцией руководства Думы.

3.4. В секретариате руководства Думы регистрация поступивших служебных документов, обращений граждан и контроль за их исполнением ведутся по журналу учета корреспонденции.

3.5. Работник отдела делопроизводства, ответственный за контроль, за 5 дней до истечения срока исполнения контролируемого документа, передает напоминание исполнителю.

Отдел делопроизводства еженедельно информирует руководителя аппарата о неисполненных в срок документах, а ежемесячно, в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, информация представляется руководству Думы. Если 5-е число приходится на нерабочий день, то считается следующий за ним рабочий день.

3.6. Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он должен до истечения срока письменно обратиться к руководителю, давшему поручение, с просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки.

3.7. Если срок исполнения документа превышает 30 дней, то дается промежуточный ответ заявителю.

3.8. Ответы по служебным документам и обращениям граждан в адрес Думы готовятся и визируются исполнителями и за подписью руководителей Думы отделом делопроизводства направляются заявителю.

3.9. Документ снимается с контроля после выполнения всех поручений руководителем, давшим поручение.

Приложение
к Положению "Об организации контроля
за исполнением документов в Тульской
городской Думе"