5.4.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными лицами возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.
Оформление документов осуществляется в СЭД.
(абзац введен распоряжением Администрации города Смоленска от 10.12.2019 N 251-р/адм)
5.4.2. Если документ готовится на бумажном носителе, то печатаются два экземпляра, первый (оригинал) - на бланке установленной формы, второй экземпляр (для визирования) - на электронном шаблоне бланка, который после заполнения распечатывается и прикладывается к первому экземпляру. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части.
При подготовке электронного документа его визирование и подпись осуществляются с использованием электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) в СЭД.
5.4.3. После подписания документ регистрируется. Регистрация осуществляется в СЭД.
Регистрационный номер состоит из цифрового индекса структурного подразделения, порядкового номера и буквенного индекса "исх".
Запрещается осуществлять регистрацию письма-ответа под входящим номером.
5.4.4. Документы за подписью Главы города, его заместителей, за исключением писем-ответов, регистрируются отделом регистрации.
Документы за подписью руководителей структурных подразделений, а также документы, являющиеся письмом-ответом, за подписью Главы города, его заместителей регистрируются в структурных подразделениях.
5.4.5. Документы отправляются адресату структурным подразделением, которое осуществляло регистрацию.
5.4.6. Электронные документы направляются адресату сразу после их регистрации.
Документы на бумажном носителе, зарегистрированные до 17.00, отправляются в день регистрации, зарегистрированные после 17.00 - на следующий рабочий день.
5.4.7. Письма за подписью Главы города, за исключением типовых, перед их подписанием Главой города представляются в отдел лингвистической экспертизы Управления делами.