3.1. Для хранения учетно-технической документации в уполномоченной организации создается архив. Ведение архива осуществляется уполномоченной организацией согласно Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации, утвержденной приказом Министерства коммунального хозяйства РСФСР от 12 января 1971 г. N 13 "Об утверждении Инструкции о порядке хранения и пользования архивом бюро технической инвентаризации".
3.2. Требования, предъявляемые к содержанию помещения архива и его оборудованию, определяются правилами организации хранения, комплектации, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830).
3.3. Постоянное хранение учетно-технической документации осуществляется в местах, недоступных для посторонних лиц, в условиях, обеспечивающих предотвращение хищения, утраты или порчи документов, искажения, подделки или утраты содержащейся в них информации, а также поддержание их в нормальном физическом состоянии.
3.4. В архиве осуществляется хранение учетно-технической документации на бумажном и (или) электронном носителях. При несоответствии сведений, содержащихся в учетно-технической документации на бумажном и (или) электронном носителях, приоритет имеют документы, содержащие сведения на бумажном носителе.
3.5. К хранению принимается учетно-техническая документация на бумажном носителе, оформленная в установленном порядке, то есть заключенная в твердые папки, прошнурованная и пронумерованная. Скрепление листов металлическими предметами не допускается.
3.6. Учетно-техническая документация в электронном виде принимается в архив после перевода ее на серверный архив уполномоченной организации. При хранении информации на магнитных носителях производится резервное копирование для исключения утраты информационной базы.
3.7. В целях обеспечения сохранности учетно-технической документации уполномоченной организацией проводится комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения учетно-технической документации, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.
3.8. В комплекс работ по обеспечению сохранности учетно-технической документации включаются:
предоставление помещений для размещения учетно-технической документации;
обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации;
выполнение требований к размещению учетно-технической документации;
проверка наличия и состояния учетно-технической документации.
3.9. Обеспечение нормативных условий хранения учетно-технической документации включает:
оснащение помещений архива специальным оборудованием для хранения учетно-технической документации;