2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Администрацию корреспонденции производятся следующими регистраторами:
2.1.1. канцелярией отдела делопроизводства и технического обеспечения - писем вышестоящих и контролирующих органов, прочих организаций, обращений (писем) юридических лиц;
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
2.1.2. приемной граждан отдела организационно-контрольной работы - обращений граждан;
2.1.3. сектором по контролю за прохождением документов - заявлений, обращений юридических лиц и граждан по земельным и градостроительным вопросам, и том числе на предоставление муниципальных услуг (исполнения функций) в соответствии с Регламентами предоставления муниципальных услуг (исполнения муниципальных функций);
(п. 2.1.3 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 02.03.2016 N 55р)
2.1.4. структурными подразделениями администрации города, иными органами местного самоуправления - заявлений на предоставление государственных и муниципальных услуг в соответствии с Регламентами предоставления услуг.
(п. 2.1.4 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 06.07.2018 N 128р)
2.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции регистратором проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
2.3. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: первый остается в Администрации, второй направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.4. Поступившие в канцелярию документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 2. Из числа нерегистрируемых документов материалы по судебным делам, претензии, материалы службы судебных приставов учитываются в специальном журнале. Распределение и регистрация регистрируемой корреспонденции, поступившей на имя главы администрации города и его заместителей, осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между ними и нумеруется согласно приложению N 3. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
Корреспонденция, поступившая на электронный адрес администрации города goradm@sura.ru в адрес главы администрации города и его заместителей, отнесенная в соответствии с приложением N 2 к регистрируемой, регистрируется при наличии реквизитов, предусмотренных ГОСТом Р 7.0.97-2016, а именно: бланк организации, исходящий номер и дата, подпись уполномоченного лица.
Корреспонденция, которая в соответствии с пунктом 2.1 Инструкции подлежит регистрации в иных органах местного самоуправления, подразделениях администрации города, направляется в их адрес без регистрации в канцелярии.
Корреспонденция, поступившая до 14-00 передается по назначению в день ее поступления, после 14-00 - на следующий день. Корреспонденция, требующая срочного исполнения, передается по назначению незамедлительно.