ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕНЗЫ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 25 марта 2009 года N 81р
О введении новой редакции Инструкции по делопроизводству в Администрации города Пензы
(с изменениями на 6 июля 2018 года)
(в ред. распоряжений Администрации г. Пензы от 07.05.2009 N 141р, от 22.12.2009 N 413р, от 17.03.2010 N 72р, от 27.04.2010 N 126р, от 27.04.2010 N 126/1р, от 18.03.2011 N 71р, от 04.04.2011 N 92р, от 06.02.2012 N 18р, от 16.11.2012 N 323р, от 09.12.2013 N 365/1р, от 14.10.2014 N 277р, от 18.05.2015 N 184р, от 02.03.2016 N 55р, от 26.08.2016 N 235р, от 25.10.2016 N 282р, от 26.12.2016 N 337р, от 16.08.2017 N 197р, от 02.11.2017 N 259р, от 06.07.2018 N 128р)
Внесено: А.В. Макаровым - заместителем Главы администрации.
В целях приведения муниципальных правовых актов Администрации города по вопросам делопроизводства в соответствие с действующим законодательством:
1. Утвердить и ввести в действие новую редакцию Инструкции по делопроизводству в Администрации города Пензы (прилагается) - далее Инструкцию.
2. Руководителям структурных подразделений Администрации города Пензы принять к исполнению и организовать работу с документами во вверенных подразделениях в соответствии с положениями Инструкции.
3. Руководителям иных органов местного самоуправления принять положения Инструкции:
- к сведению - при организации делопроизводства во вверенных организациях и подведомственных предприятиях и учреждениях;
- к исполнению - при подготовке документов за подписью Главы администрации города Пензы и его заместителей.
4. Признать утратившими силу:
4.1. распоряжение Главы администрации города от 14.02.2006 N 33р "О введении Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации г. Пензы";
4.2. распоряжение Главы администрации города от 29.12.2006 N 443р "О внесении изменений в распоряжение Главы администрации города от 14.02.2006 N 33р";
4.3. пункт 3 распоряжения Главы администрации города от 31.10.2007 N 450р "О назначении ответственных за направление в прокуратуру Ленинского района г. Пензы проектов и копий правовых актов Администрации города".
5. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя главы администрации города Пензы А.В. Макарова.
(п. 5 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 09.12.2013 N 365/1р)
И.о. Главы администрации города
Р.Б.ЧЕРНОВ
Утверждена
распоряжением
Главы администрации
города Пензы
от 25 марта 2009 г. N 81р
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ПЕНЗЫ
(в ред. распоряжений Администрации г. Пензы от 07.05.2009 N 141р, от 22.12.2009 N 413р, от 17.03.2010 N 72р, от 27.04.2010 N 126р, от 27.04.2010 N 126/1р, от 18.03.2011 N 71р, от 04.04.2011 N 92р, от 06.02.2012 N 18р, от 16.11.2012 N 323р, от 09.12.2013 N 365/1р, от 14.10.2014 N 277р, от 18.05.2015 N 184р, от 02.03.2016 N 55р, от 26.08.2016 N 235р, от 25.10.2016 N 282р, от 26.12.2016 N 337р, от 16.08.2017 N 197р, от 02.11.2017 N 259р, от 06.07.2018 N 128р)
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция определяет порядок работы с документами в Администрации г. Пензы в соответствии с общими требованиями по оформлению документов (приложение N 1).
1.2. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (далее именуются - подразделения) возлагается на их руководителей.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Администрации осуществляются отделом делопроизводства и технического обеспечения.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
1.4. При работе с документами в Администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки и работать с ними вне служебных помещений.
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.5. С содержанием постановлений, распоряжений, приказов Администрации, других служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения заместителя Главы администрации по организации деятельности Администрации.
1.6. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку, по указанию руководителя подразделения, сотрудники обязаны передать находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику, при увольнении или переходе на работу в другое подразделение - сдать все числящиеся за ними документы.
1.7. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в отдел делопроизводства и технического обеспечения. Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется заместитель Главы администрации по организации деятельности Администрации.
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
1.8. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации (разъяснения, комментарии и т.п.), документов осуществляется работниками информационно-аналитического отдела с разрешения руководства администрации города либо сотрудником администрации города, уполномоченным на то устным распоряжением главы администрации или курирующим заместителем главы администрации города.
(в ред. распоряжений Администрации г. Пензы от 18.05.2015 N 184р, от 25.10.2016 N 282р)
1.10. С настоящей Инструкцией сотрудники подразделений знакомятся под роспись.
1.11. Работники Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальной инструкцией и с учетом требований настоящей Инструкции. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляются только на специальных технических средствах уполномоченными на то лицами.
2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции
2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Администрацию корреспонденции производятся следующими регистраторами:
2.1.1. канцелярией отдела делопроизводства и технического обеспечения - писем вышестоящих и контролирующих органов, прочих организаций, обращений (писем) юридических лиц;
(в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 26.08.2016 N 235р)
2.1.2. приемной граждан отдела организационно-контрольной работы - обращений граждан;
2.1.3. сектором по контролю за прохождением документов - заявлений, обращений юридических лиц и граждан по земельным и градостроительным вопросам, и том числе на предоставление муниципальных услуг (исполнения функций) в соответствии с Регламентами предоставления муниципальных услуг (исполнения муниципальных функций);
(п. 2.1.3 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 02.03.2016 N 55р)
2.1.4. структурными подразделениями администрации города, иными органами местного самоуправления - заявлений на предоставление государственных и муниципальных услуг в соответствии с Регламентами предоставления услуг.
(п. 2.1.4 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 06.07.2018 N 128р)
2.2. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции регистратором проверяются правильность доставки и целостность вложений. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
2.3. Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "лично", вскрываются. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2-х экземплярах: первый остается в Администрации, второй направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
2.4. Поступившие в канцелярию документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении N 2. Из числа нерегистрируемых документов материалы по судебным делам, претензии, материалы службы судебных приставов учитываются в специальном журнале. Распределение и регистрация регистрируемой корреспонденции, поступившей на имя главы администрации города и его заместителей, осуществляется в соответствии с распределением обязанностей между ними и нумеруется согласно приложению N 3. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.
Корреспонденция, поступившая на электронный адрес администрации города goradm@sura.ru в адрес главы администрации города и его заместителей, отнесенная в соответствии с приложением N 2 к регистрируемой, регистрируется при наличии реквизитов, предусмотренных ГОСТом Р 7.0.97-2016, а именно: бланк организации, исходящий номер и дата, подпись уполномоченного лица.
Корреспонденция, которая в соответствии с пунктом 2.1 Инструкции подлежит регистрации в иных органах местного самоуправления, подразделениях администрации города, направляется в их адрес без регистрации в канцелярии.
Корреспонденция, поступившая до 14-00 передается по назначению в день ее поступления, после 14-00 - на следующий день. Корреспонденция, требующая срочного исполнения, передается по назначению незамедлительно.
(п. 2.4 в ред. распоряжения Администрации г. Пензы от 06.07.2018 N 128р)
2.5. В правой нижней части первого листа полученного документа проставляется регистрационный штамп установленного образца с указанием даты поступления, индекса и порядкового номера документа.
Регистрация поступившего документа производится на компьютере по специальной программе в системе "Lotus", которая отслеживает внесение резолюций, постановку на контроль, прохождение по исполнителям, снятие с контроля, списание исполненного документа в дело.
