3.1. В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет проверку проектов постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, представленных для внесения на рассмотрение Высшего административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) или для передачи на подпись мэру города Иркутска, на предмет надлежащего оформления и наличия необходимых согласований.
3.1.2. Осуществляет регистрацию, обеспечивает тиражирование и рассылку правовых актов мэра города Иркутска, исходящих документов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, поручений мэра города Иркутска, поручений вице-мэра города Иркутска, поручений, данных на заседаниях ВАК, судебной корреспонденции.
3.1.3. В соответствии с Законом Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области", постановлением мэра города Иркутска от 31.03.2009 N 031-06-1182/9 "Об исполнении Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области" осуществляет сбор, обработку и передачу информации в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный на ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области.
3.1.4. Подготавливает перечень муниципальных правовых актов города Иркутска, подлежащих включению в Ведомости органов местного самоуправления города Иркутска; обеспечивает предоставление Ведомостей органов местного самоуправления города Иркутска получателям.
3.1.5. Осуществляет исполнение соглашений (договоров) об информационном сотрудничестве (носящих безвозмездный характер) в сфере обмена правовой информацией в целях формирования и ведения электронной базы данных муниципальных правовых актов города Иркутска, посредством подбора и передачи муниципальных правовых актов города Иркутска на бумажном носителе и в электронном виде.
3.1.6. Вносит информационные справки в оригиналы правовых актов мэра города Иркутска об их официальном опубликовании, о датах внесения в них изменений, дополнений, признании их утратившими силу.
3.1.7. В соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска правовых актов, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров (соглашений), заключенных от имени администрации города Иркутска.
3.1.8. Анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска.
3.1.9. Обеспечивает учет и сохранность:
а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, Избирательной комиссии города Иркутска, деятельности муниципальных организаций - источников комплектования архива;
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
б) исключен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6;
в) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
г) печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды отдела;
д) учетных документов, архивных справочников и других материалов отдела, необходимых для осуществления его деятельности;
3.1.10. Создает и ведет научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в отделе.
3.1.11. Ведет автоматизированные информационно-поисковые системы, архивные справочники о составе и содержании архивных документов.
3.1.12. Комплектует отдел документами постоянного хранения, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:
а) ведет список организаций - источников комплектования отдела, утверждаемый постановлением администрации города Иркутска и согласованный экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;
(пп. "а" в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
б) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.
3.1.13. Отбирает и принимает документы на постоянное хранение в отдел.
3.1.14. Использует архивные документы, хранящиеся в отделе:
а) оказывает информационное сопровождение структурных подразделений администрации города Иркутска;
б) организовывает использование архивных документов, обеспечивает осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: изготавливает копии документов, выписки из документов, архивные справки по их запросам;
в) исполняет запросы граждан и организаций социально-правового характера;