АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ИРКУТСКА
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 марта 2015 года N 031-10-156/5
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ ОТДЕЛЕ РЕГИСТРАЦИИ И АРХИВА ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА И ОБ ОТМЕНЕ НЕКОТОРЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГОРОДА ИРКУТСКА
____________________________________________________________________
Утратил силу на основании Распоряжения администрации г. Иркутска от 29.12.2017 N 031-10-536/7.
____________________________________________________________________
(в редакции Распоряжений администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6, от 14.07.2017 N 031-10-339/7)
Руководствуясь ст. 16 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", ст.ст. 37, 38, 42 Устава города Иркутска, распоряжением администрации города Иркутска от 16.12.2014 N 031-10-890/14 "О внесении изменений в штатное расписание администрации города Иркутска":
1. Утвердить Положение об отделе регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (Приложение N 1).
2. Отменить:
2.1. Распоряжение мэра города Иркутска от 12.04.2006 N 031-10-455/6 "Об утверждении Положения об архивном отделе организационно-контрольного управления аппарата администрации г. Иркутска".
2.2. Распоряжение администрации города Иркутска от 22.07.2013 N 031-10-598/13 "О внесении изменений в распоряжение мэра города Иркутска от 30.05.2008 N 031-10-559/8 и утверждении Положения об отделе регистрации и контроля организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска".
3. Отделу регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска внести:
3.1. В оригинал распоряжения мэра города Иркутска от 12.04.2006 N 031-10-455/6 информационную справку о дате его отмены настоящим распоряжением.
3.2. В оригинал распоряжения администрации города Иркутска от 22.07.2013 N 031-10-598/13 информационную справку о дате его отмены настоящим распоряжением.
4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя мэра - руководителя аппарата администрации г. Иркутска.
Мэр города Иркутска
В.И.КОНДРАШОВ
Приложение N 1
к распоряжению
администрации г. Иркутска
от 13 марта 2015 года
N 031-10-156/5
ПОЛОЖЕНИЕ ОБ ОТДЕЛЕ РЕГИСТРАЦИИ И АРХИВА ОРГАНИЗАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОГО УПРАВЛЕНИЯ АППАРАТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ИРКУТСКА
(в ред. Распоряжений администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6, от 14.07.2017 N 031-10-339/7)
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Отдел регистрации и архива организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска (далее - отдел) является структурным подразделением администрации города Иркутска.
1.2. Отдел находится в непосредственном подчинении заместителя руководителя аппарата администрации города Иркутска, курирующего организационно-контрольное управление аппарата администрации города Иркутска, и начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска.
(п. 1.2 в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 14.07.2017 N 031-10-339/7)
1.3. В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации и Иркутской области, Уставом города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска, настоящим Положением.
1.4. Штатная численность отдела определяется штатным расписанием администрации города Иркутска, утверждаемым мэром города Иркутска.
II. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА
2.1. Основными задачами отдела являются:
2.1.1. Обеспечение надлежащего делопроизводства в администрации города Иркутска в порядке и в пределах компетенции, установленной муниципальными правовыми актами города Иркутска.
2.1.2. Обеспечение контроля за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска муниципальных правовых актов города Иркутска, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска и иных документов в соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска.
2.1.3. Обеспечение передачи в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный на ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области, информации в соответствии с Законом Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области".
2.1.4. Осуществление комплектования, учета, хранения и использования архивных документов.
2.1.5. Оказание методической помощи организациям - источникам комплектования отдела.
(пп. 2.1.5 в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
2.2. Отдел решает поставленные перед ним задачи во взаимодействии с руководителями структурных подразделений администрации города Иркутска, их помощниками, а также лицами, ответственными за контроль, делопроизводство, архивное дело, исполнение Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области" в структурных подразделениях администрации города Иркутска.
III. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА
3.1. В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:
3.1.1. Осуществляет проверку проектов постановлений, распоряжений мэра города Иркутска, представленных для внесения на рассмотрение Высшего административного комитета администрации города Иркутска (далее - ВАК) или для передачи на подпись мэру города Иркутска, на предмет надлежащего оформления и наличия необходимых согласований.
3.1.2. Осуществляет регистрацию, обеспечивает тиражирование и рассылку правовых актов мэра города Иркутска, исходящих документов за подписью мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров (соглашений), подписанных мэром города Иркутска, поручений мэра города Иркутска, поручений вице-мэра города Иркутска, поручений, данных на заседаниях ВАК, судебной корреспонденции.
3.1.3. В соответствии с Законом Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области", постановлением мэра города Иркутска от 31.03.2009 N 031-06-1182/9 "Об исполнении Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области" осуществляет сбор, обработку и передачу информации в исполнительный орган государственной власти Иркутской области, уполномоченный на ведение регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области.
3.1.4. Подготавливает перечень муниципальных правовых актов города Иркутска, подлежащих включению в Ведомости органов местного самоуправления города Иркутска; обеспечивает предоставление Ведомостей органов местного самоуправления города Иркутска получателям.
3.1.5. Осуществляет исполнение соглашений (договоров) об информационном сотрудничестве (носящих безвозмездный характер) в сфере обмена правовой информацией в целях формирования и ведения электронной базы данных муниципальных правовых актов города Иркутска, посредством подбора и передачи муниципальных правовых актов города Иркутска на бумажном носителе и в электронном виде.
3.1.6. Вносит информационные справки в оригиналы правовых актов мэра города Иркутска об их официальном опубликовании, о датах внесения в них изменений, дополнений, признании их утратившими силу.
3.1.7. В соответствии с Регламентом работы администрации города Иркутска, иными муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями администрации города Иркутска правовых актов, поручений, служебных записок мэра города Иркутска, вице-мэра города Иркутска, договоров (соглашений), заключенных от имени администрации города Иркутска.
3.1.8. Анализирует состояние исполнительской дисциплины в администрации города Иркутска.
3.1.9. Обеспечивает учет и сохранность:
а) архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе образовавшихся в результате деятельности органов местного самоуправления города Иркутска, Избирательной комиссии города Иркутска, деятельности муниципальных организаций - источников комплектования архива;
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
б) исключен. - Распоряжение администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6;
в) архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения, входящих в негосударственную часть Архивного фонда Российской Федерации;
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
г) печатных, аудиовизуальных и других документов, дополняющих архивные фонды отдела;
д) учетных документов, архивных справочников и других материалов отдела, необходимых для осуществления его деятельности;
3.1.10. Создает и ведет научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в отделе.
3.1.11. Ведет автоматизированные информационно-поисковые системы, архивные справочники о составе и содержании архивных документов.
3.1.12. Комплектует отдел документами постоянного хранения, в том числе имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города Иркутска, в том числе:
а) ведет список организаций - источников комплектования отдела, утверждаемый постановлением администрации города Иркутска и согласованный экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;
(пп. "а" в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
б) проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов для определения состава архивных документов, подлежащих государственному хранению.
3.1.13. Отбирает и принимает документы на постоянное хранение в отдел.
3.1.14. Использует архивные документы, хранящиеся в отделе:
а) оказывает информационное сопровождение структурных подразделений администрации города Иркутска;
б) организовывает использование архивных документов, обеспечивает осуществление прав граждан и организаций на архивную информацию, в том числе: изготавливает копии документов, выписки из документов, архивные справки по их запросам;
в) исполняет запросы граждан и организаций социально-правового характера;
г) исполняет тематические запросы по архивным документам.
3.1.15. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией делопроизводства в организациях - источниках комплектования отдела, в том числе:
а) по формированию дел, отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу;
(пп. "а" в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
б) рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству;
в) рассматривает и представляет в архивное агентство Иркутской области на утверждение экспертно-проверочной комиссией описи документов постоянного хранения, которые подлежат приему в отдел в установленном порядке;
г) рассматривает и представляет описи дел по личному составу от организаций - источников комплектования отдела на согласование экспертно-проверочной комиссией архивного агентства Иркутской области;
(пп. "г" введен Распоряжением администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
д) производит прием документов по личному составу от ликвидированных муниципальных организаций.
(пп. "д" введен Распоряжением администрации г. Иркутска от 12.12.2016 N 031-10-751/6)
3.1.16. Проверяет состояние контрольной деятельности, делопроизводства в структурных подразделениях администрации города Иркутска.
3.1.17. Осуществляет подготовку предложений по предупреждению нарушений и совершенствованию контрольной деятельности, делопроизводства в администрации города Иркутска, улучшению работы ведомственных архивов.
3.1.18. Осуществляет подготовку проектов муниципальных правовых актов по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.1.19. Контролирует соблюдение технологии обработки информации и ведения базы данных в автоматизированной системе документооборота и делопроизводства, корректность и полноту заполнения карточек документов пользователями автоматизированной системы документооборота и делопроизводства.
3.1.20. Участвует в реализации программ повышения квалификации муниципальных служащих администрации города Иркутска путем проведения занятий, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.1.21. Консультирует муниципальных служащих администрации города Иркутска по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.1.22. По поручению мэра города Иркутска, заместителя мэра - руководителя аппарата администрации города Иркутска, заместителя руководителя аппарата администрации города Иркутска, курирующего организационно-контрольное управление аппарата администрации города Иркутска, и начальника организационно-контрольного управления аппарата администрации города Иркутска в соответствии с муниципальными правовыми актами города Иркутска осуществляет иные функции в сфере контроля, делопроизводства, архивного дела, исполнения Закона Иркутской области "О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Иркутской области".
(в ред. Распоряжения администрации г. Иркутска от 14.07.2017 N 031-10-339/7)
IV. ПРАВА ОТДЕЛА
4.1. Отдел вправе:
