(введено постановлением Окружной администрации г. Якутска
5.8.1. Порядок рассмотрения входящих документов от организаций, обращений граждан, структурных подразделений, территориальных органов, учреждений, предприятий городского округа "город Якутск":
5.8.1.1. Ответственность за организацию и состояние документооборота документов (обращений), соблюдение установленного Регламента и порядок работы с служебными документами в структурных подразделениях, территориальных органах, учреждениях, предприятиях городского округа "город Якутск" возлагается на их руководителей/начальников.
5.8.1.2. Работники структурных подразделений, территориальных органов, учреждений, предприятий городского округа "город Якутск" несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Регламента, сохранность и своевременность предоставления ответов, находящихся у них документов (обращений).
5.8.1.3. На работников, отвечающих за организацию работы с документами (обращениями), возлагаются следующие основные обязанности:
- прием, учет (регистрация) входящих (поступающих) документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю;
- распределение входящих (поступающих) документов;
- контроль сроков прохождения и рассмотрения документов;
- учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);
- анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя Подразделения об исполнении документов и поручений, подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;
- консультирование сотрудников по вопросам работы с документами.
5.8.1.4. Передача документов, их копий, проектов постановлений, распоряжений администрации в связи со служебной необходимостью сторонним организациям, гражданам допускается с разрешения руководителя/начальника или их заместителей.
5.8.1.5. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни работники обязаны передать все находящиеся у них документы другому работнику по указанию руководителя/начальника по акту. При увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется также по акту.