1.1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к организации, технологии работы с документами в условиях использования системы автоматизации делопроизводства и документооборота (далее - система "Дело") в исполнительных органах государственной власти Республики Хакасия и подведомственных им организациях, государственных органах Республики Хакасия, а также организациях, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело" и обязательна к исполнению ее пользователями.
1.2. В настоящей Инструкции применяются следующие термины и сокращения:
система "Дело" - система автоматизации делопроизводства и документооборота;
электронный документ - документ, информация в котором представлена в электронно-цифровой форме;
электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
картотека - обособленная совокупность регистрационных карточек, поручений, электронных образов документов;
РКПД - регистрационная карточка проекта документа. Единица хранения информации о проектах документов в системе "Дело";
РК - регистрационная карточка документа;
кабинет - совокупность папок, в которых накапливается информация о документах, поручениях и проектах документов, направляемых должностным лицам для работы;
пиктограмма - элемент графического интерфейса (схематическое изображение), вызывающий действие, связанное с выбранным объектом;
пользователи системы "Дело" - Глава Республики Хакасия - Председатель Правительства Республики Хакасия, Первый заместитель Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, заместители Главы Республики Хакасия - Председателя Правительства Республики Хакасия, руководители, специалисты исполнительных органов государственной власти Республики Хакасия, руководители, специалисты государственных органов Республики Хакасия, специалисты организаций, заключивших соглашение о взаимодействии в рамках обмена документами через систему "Дело";
технолог системы "Дело" - специалист Государственного комитета цифрового развития и связи Республики Хакасия, ответственный за настройку, ведение системных справочников и управление правами пользователей системы "Дело";
администратор системы "Дело" - специалист организации, подведомственной Министерству имущественных и земельных отношений Республики Хакасия, ответственный за бесперебойное, отказоустойчивое функционирование и обслуживание серверной части системы "Дело", а также установку версий и компонент системы "Дело";
уполномоченный орган - организация, подведомственная Министерству имущественных и земельных отношений Республики Хакасия, уполномоченная осуществлять настройку и установку пользовательских мест системы "Дело", а также техническую поддержку пользователей системы "Дело";