6.3.1. Деловое (служебное) письмо (далее - письмо) - документ информационно-справочного характера, направляемый должностным лицом адресату.
6.3.2. Текст письма состоит из двух частей. В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на документы, на основании которых подготовлено письмо. Во второй части излагается основная часть документа: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной части, без пояснений.
Для выделения части текста, наименования, заголовка, примечания могут использоваться насыщенное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
Объем текста служебного письма не должен составлять более двух страниц. При необходимости доведения до адресата информации большего объема, она оформляется приложением к сопроводительному письму.
6.3.3. Часть содержания приложения может быть оформлена в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.
Если таблица размещается более чем на одной странице, графы таблицы на первой странице должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть указаны только номера этих граф.
Для таблиц возможно использование другого шрифта иных размеров и частичное отступление от указанного форматирования, в случаях необходимости размещения значительного количества строк и граф или большого объема текста в ячейках, когда строгое соблюдение формата текста приводит к искажению или затруднению восприятия содержания при переносе на бумажный носитель.
6.3.4. Обращение к адресату располагается по центру через три строки непечатаемых символов от предыдущего реквизита. Наиболее частыми употребляемыми формами обращения являются:
Уважаемый Сергей Васильевич! Уважаемый господин Смирнов!
6.3.5. Текст отделяется от заголовка или обращения тремя строками непечатаемых символов. Текст письма излагается как от первого лица множественного числа, так и от третьего лица единственного числа, например:
Направляем Вам на утверждение...
Администрация города ходатайствует...
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".
6.3.6. Письма, адресованные полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, его заместителям, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, главам (главам администраций) муниципальных образований, оформляются на бланках писем Администрации города с изображением герба муниципального образования в многоцветном варианте и подписываются только Главой Администрации города или лицом, временно исполняющим обязанности Главы Администрации города (приложение N 12 к настоящей Инструкции).
6.3.7. За подписью Главы Администрации города направляются письма, адресованные полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю суда Ямало-Ненецкого автономного округа, прокурору Ямало-Ненецкого автономного округа, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти, расположенных на территории Ямало-Ненецкого автономного округа, главам (главам администраций) муниципальных образований.
6.3.8. За подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города по направлениям курируемой ими деятельности направляются письма, адресованные заместителям Губернатора Ямало-Ненецкого автономного округа, Председателю Городской Думы города Салехарда, председателю Салехардского городского суда, прокурору города Салехарда, руководителям территориальных органов федеральных органов государственной власти по муниципальному образованию, руководителям исполнительных органов государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа.
6.3.9. Руководители структурных подразделений Администрации города, обладающих правами юридического лица, при исполнении документов Администрации города могут по направлениям курируемой ими деятельности подписывать и направлять корреспонденцию на имя контролирующего заместителя Главы Администрации города, ответные письма на запросы, поступившие на их имя или в адрес возглавляемого ими структурного подразделения, вне зависимости от корреспондента, а также на имя руководителя исполнительного органа государственной власти Ямало-Ненецкого автономного округа по вопросам исполнения переданных полномочий субъекта Российской Федерации муниципальному образованию, направления на регулярной основе статистической и иной отчетности.