7.2.1. Поступившая корреспонденция, подлежащая регистрации вне зависимости от способа и вида доставки, регистрируется в базе данных СЭДД "Входящие документы" (ВхД) в день обработки.
Письма, поступившие от участников региональной межведомственной системы электронного документооборота автономного округа, при наличии в РКК СЭДД электронного образа документа и полного комплекта приложений (при наличии) в электронном виде, регистрируются, переносятся на бумажный носитель и поступают в обработку в день поступления. В случае последующего поступления оригинала производится замена на подлинник документа.
7.2.2. Поступившие без сопроводительных писем правовые акты Российской Федерации и субъектов Российской Федерации регистрируются в базе данных СЭДД "Организационно-распорядительные документы" (ОРД) с указанием вида правового акта и сохранением его исходного номера.
7.2.3. РКК СЭДД включает в себя все реквизиты документа, необходимые для его однозначной идентификации и определяющие этапы движения документа в процессе его исполнения.
7.2.4. Регистрационный номер формируется автоматически средствами СЭДД и включает в себя (слева направо) индекс дела утвержденной номенклатуры дел места регистрации, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.
Регистрационный номер поступивших ответов на ранее направленные запросы формируется на основании регистрационного номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса. Аналогичным способом регистрируются повторные, дублирующие документы.
7.2.5. После регистрации на поступивших документах в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (приложения отдельно не регистрируются) проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, присвоенного регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте, он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа.
Документы, не отнесенные к информации ограниченного доступа и не содержащие конфиденциальную информацию, с отметками регистрации подлежат сканированию с внесением электронной копии в состав реквизитов РКК СЭДД.