8.3.4.1. В Администрации города описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством муниципального архива. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив.
8.3.4.2. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 17 к настоящей Инструкции); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение N 18 к настоящей Инструкции). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование исполнительного органа местного самоуправления, который вел дела и закончил их делопроизводством. В случаях, когда исполнительный орган местного самоуправления в течение периода, за который вносятся дела в опись, был переименован (преобразован), под прежним наименованием пишется его новое наименование.
8.3.4.3. Перед внесением заголовков дел в описи проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных настоящей Инструкцией правил формирования и оформления дел они устраняются.
8.3.4.4. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:
- порядковый номер дела (тома, части) по описи;
- индекс дела (тома, части);
- заголовок дела (тома, части);
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле (томе, части);
- срок хранения дела.
8.3.4.5. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером);
- порядок нумерации дел в описи - валовой;
- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
8.3.4.6. Опись дел Администрации города подписывается начальником службы делопроизводства и составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК и утверждается заместителем Главы Администрации города, управляющим делами.
8.3.4.7. Опись дел постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, три из которых передаются в муниципальный архив, четвертый остается в качестве контрольного экземпляра.
Опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в муниципальный архив, третий остается в качестве контрольного экземпляра.