7.4.1. Проекты служебных писем передаются на подпись Главе Администрации города или заместителям Главы Администрации города через службу делопроизводства.
Специалисты службы делопроизводства проверяют правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
7.4.2. Проект служебного письма, представляемый на подпись Главе Администрации города или заместителю Главы Администрации города, визируется исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем структурного подразделения, где готовится проект.
К проектам ответов за подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города дополнительно прилагается исходный запрос.
7.4.3. Отправляемые письма за подписью Главы Администрации города или заместителей Главы Администрации города, адресованные полномочному представителю Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, главному федеральному инспектору по Ямало-Ненецкому автономному округу, Губернатору Ямало-Ненецкого автономного округа, его заместителям, Председателю Законодательного Собрания Ямало-Ненецкого автономного округа, после проведения лингвистической, стилистической проверок и возможной корректировки текста в централизованном порядке оформляются на продольных бланках с воспроизведением герба муниципального образования в многоцветном варианте специалистами службы делопроизводства.
Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов.
7.4.4. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), а также со сроками исполнения до трех рабочих дней обрабатываются незамедлительно.