7.1.1. Поступающая корреспонденция на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, вне зависимости от вида и способа доставки, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется с использованием СЭДД в централизованном порядке службой делопроизводства.
7.1.2. При приеме и первичной обработке поступившей корреспонденции осуществляется проверка правильности адресования и доставки, целостность упаковки и комплектности.
В первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.
Конверты с пометкой "лично" не вскрываются и передаются адресату. Документы с наличием отметки о конфиденциальности обрабатываются с учетом положений инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения.
Ошибочно направленные документы пересылаются по принадлежности или, в случае невозможности пересылки адресату, возвращаются отправителю с приложением сопроводительного письма о невозможности доставки адресату.
При повреждении конверта, несоответствии вложений либо отсутствии оговоренных в документе приложений составляется акт в трех экземплярах, утверждаемый руководителем службы делопроизводства. Первый остается у получателя, второй приобщается к поступившему документу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, время отправки и получения документов. В последнем случае конверт сохраняется до полного исполнения документа.
7.1.3. Поступившие документы разделяют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации:
- материалы информационно-справочного характера, присланные для сведения;
- статистические сборники, дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды, счета, квитанции и иная корреспонденция подобного рода;
- поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты;
- пакеты с пометкой "Лично";
- анонимные документы;
- сообщения электронной почты из массовых рассылок ("спам").
7.1.4. Обработка сообщений факсимильной связи, поступающих на имя Главы Администрации города или заместителя Главы Администрации города, производится в установленном для корреспонденции порядке. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения. В случае последующего поступления оригинала производится замена копии факсимильного сообщения на подлинник документа.
7.1.5. Обслуживание почтовых ящиков электронной почты Администрации города осуществляется специалистами службы делопроизводства. Документы, поступившие в электронном виде, могут быть перенесены на бумажный носитель. Дальнейшая обработка производится в установленном настоящей Инструкцией порядке с приложением, при возможности и необходимости, исходных электронных материалов. В РКК СЭДД документа делается отметка о способе его получения.
7.1.6. Прием и регистрация с использованием СЭДД личных и коллективных писем, устных обращений граждан, адресованных на имя Главы Администрации города и заместителей Главы Администрации города, осуществляется структурным подразделением Администрации города, ответственным за работу с обращениями граждан.
Работа с обращениями граждан осуществляется в соответствии с правовыми актами Российской Федерации, автономного округа и муниципального образования о работе с обращениями граждан.
Личные обращения, заявления сотрудников к представителю нанимателя обращениями граждан не являются.