9.1.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭДД.
9.1.2. Для подписания электронных документов используются электронные подписи. Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном федеральным законодательством порядке.
9.1.3. При подготовке, рассмотрении, согласовании и исполнении электронных документов в СЭДД могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Для внутренних документов таким способом являются служебные отметки, в том числе отображаемые в визуальных и специальных формах СЭДД, основанные на указании персонального идентификатора должностного лица, а также даты и времени произведенных им действий.
9.1.4. Прием и отправка электронных документов осуществляются самостоятельно должностными лицами или их делопроизводителями.
9.1.5. При получении электронных документов делопроизводитель осуществляет проверку подлинности документа, в том числе при наличии электронной подписи.
9.1.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение должностному лицу, их направлении исполнителям, отправке электронных документов адресатам и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
9.1.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ (РКК), зарегистрированный в СЭДД, его приложения (при наличии) и записи базы данных о его создании и движении.
Обязательным является заполнение полей РКК в соответствии с перечнем приложения N 20 к настоящей Инструкции.
9.1.8. После отправки электронного документа, заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.
9.1.9. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
9.1.10. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
9.1.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
9.1.12. Место хранения электронных документов, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются Администрацией города с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.
9.1.13. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.