8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
8.2.2. Формирование дел в Администрации города и их текущее хранение осуществляется в структурных подразделениях. При отсутствии условий хранения документы передаются в архив Администрации города.
Распоряжением Администрации города назначается ответственный за архив Администрации города.
Исполненные и законченные делопроизводством документы в 10-дневный срок должны быть переданы исполнителями ответственным делопроизводителям для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет ответственный делопроизводитель в соответствии с номенклатурой дел.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется специалистами службы делопроизводства.
8.2.3. При формировании дел соблюдаются следующие правила:
- в дела помещаются только исполненные, правильно и полностью оформленные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
- все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещают вместе (независимо от их дат и первоначального отнесения в дело);
- приложения помещают вместе с основными документами;
- в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в разные дела;
- в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
- ксерокопии факсимильных сообщений, телефонограммы помещаются на общих основаниях;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры (копии), черновики (за исключением особо ценных);
- по объему дело не должно превышать 200 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", Т. 2" и т.д.
8.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.
8.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
8.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные нормативными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
8.2.7. Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
8.2.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению нормативных правовых актов Российской Федерации или автономного округа, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы формируются и подшиваются в дело переписки за текущий год для дальнейшей передачи на постоянное хранение.
8.2.9. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.
8.2.10. Протоколы, постановления, распоряжения, поручения в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Документы коллегий, комиссий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, комиссии; документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
8.2.11. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию.
8.2.12. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям, именам и отчествам.