7.5.1. На регистрацию принимаются полностью укомплектованные, правильно оформленные и подписанные письма. Наличие второго экземпляра с визами согласования проекта и полного комплекта приложений, в т.ч. и в электронном виде в РКК проекта документа, в случае их указания, являются обязательными. Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Администрации города.
7.5.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день в базе "Исходящие документы" (ИсхД) СЭДД только при наличии проекта РКК, содержащего реквизиты адресования, подписания и наименования, а также электронный вариант письма и, при наличии, приложений к нему.
7.5.3. Регистрационный номер инициативных писем формируется автоматически средствами СЭДД в соответствии с утвержденным порядком и включает в себя (слева направо) индекс дела утвержденной номенклатуры дел, разделительный символ "/", порядковый номер документа в пределах текущего года и дополнительные цифровые или буквенные обозначения, отделяемые от номера разделительными символами.
Регистрационный номер ответов на ранее поступившие запросы формируется на основании входящего номера исходного запроса с добавлением через разделительный символ "." порядкового номера документа по его исполнению. На бланке письма в этом случае реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа" подлежит обязательному заполнению. Проект РКК в этом случае должен содержать ссылку (связь) на РКК исходного запроса.
7.5.4. После присвоения средствами СЭДД регистрационного номера на бланке осуществляется заполнение реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа". Электронная копия полностью заполненного документа, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РКК СЭДД.