27. Орган власти формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов.
28. Формирование документального фонда органа власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив органа власти.
29. Номенклатура дел органа власти:
1) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
2) утверждается после ее согласования с экспертной комиссией органа власти руководителем органа власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
3) согласовывается не реже одного раза в 5 лет с экспертно-проверочной методической комиссией (далее по тексту - ЭПМК) комитета по управлению архивами Курганской области;
4) в случае изменения функций и структуры органа власти разрабатывается и согласовывается с ЭПМК комитета по управлению архивами Курганской области новая номенклатура дел.
30. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа власти являются наименования структурных подразделений органа власти.
31. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
32. Дела со дня их формирования до передачи в архив органа власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования,
33. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа власти, и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
34. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
35. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа власти не ранее чем через 2 года и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив органа власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив органа власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
36. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
37. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе власти определяется органом власти в области архивного дела.