(в ред. Постановления Правительства Курганской области от 13.12.2011 N 603)
38. В органе власти создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
39. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.
40. В целях обеспечения совместимости систем электронного документооборота органов власти форматы файлов вложений должны соответствовать: формат PDF - стандарту ISO 19005-1:2005, формат ODF - ГОСТу Р ИСО/МЭК 26300-2010.
41. При передаче электронных документов в другие государственные органы документы заверяются электронной подписью уполномоченного лица органа власти - автора документа в соответствии с действующим законодательством.
42. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
43. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа власти в соответствии с номенклатурой дел, включающей документы, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов. Номенклатура дел, включающая электронные документы, утверждается руководителем органа власти по согласованию с Комитетом по управлению архивами Курганской области.
44. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа власти.
45. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
46. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
47. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
48. Документы, создаваемые в органе власти и (или) поступившие в орган власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота органов власти, приведен в приложении к настоящим Правилам.
49. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа власти.
50. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
51. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
52. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа власти.
Заместитель Губернатора
Курганской области -
руководитель аппарата
Правительства
Курганской области
А.Г.МАЗЕИН